E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025: Das müssen Sie beachten

Alle Unternehmer müssen sich mit dem Thema E-Rechnungen auseinandersetzen, denn ab 1.Januar 2025 wird vom Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht eingeführt. Es ist ratsam, rechtzeitig eine entsprechende Software einzurichten oder die bestehende anzupassen. Alles, was Sie dazu wissen sollten, für wen die Pflicht gilt, welche wichtigen Eckdaten zur neuen EU-Richtlinie festgelegt wurden und wie Sie die Anforderungen erfüllen, erfahren Sie hier.

Es ist offiziell. Der Bundesrat hat die Änderungen am Wachstumschancengesetz genehmigt: ab dem 1. Januar 2025 werden E-Rechnungen verpflichtend.
Die Definition der E-Rechnung soll dabei an die EU-Normen angepasst werden.

Die Digitalisierung der Belegverarbeitung optimiert die betrieblichen Prozesse und senkt auf längere Sicht die Kosten. Allerdings bestehen vor allem bei mittelständischen und kleineren Unternehmen häufig Unsicherheiten, welche praktischen und steuerlichen Anforderungen zu beachten sind und wie sich die Verpflichtung zur E-Rechnung konkret in der Verwaltung auswirkt.

1. Für wen die E-Rechnungs-Pflicht?
2. Was ist eine E-Rechnung?
3. E-Rechnung - Format und Richtlinien in Kürze
4. Warum E-Rechnung? Hintergrund und Umsetzung
5. Zeitplan E-Rechnung - Was gilt wann für wen?
6. E-Rechnung: Maßnahmen, Ausblick und Vorteile
7. Wie steht es mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen?

Für wen gilt die E-Rechnungs-Pflicht?

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen betrifft den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, also den B2B-Bereich (Business-to-Business).

Der B2C-Bereich (Business-to-Consumer) bleibt vorerst von dieser Regelung unberührt. 
Hier liegt der Fokus auf den direkten Transaktionen zwischen Unternehmen und Endverbrauchern/Privatpersonen. In der Regel sind die Geschäftsabläufe im B2C weniger komplex, und es gibt nicht die gleiche regulatorische Notwendigkeit wie im B2B-Bereich, elektronische Rechnungen zu verwenden.
Daher bleibt die Entscheidung, ob Unternehmen im B2C-Bereich Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen verwenden, weitgehend ihnen überlassen.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Definition einer E-Rechnung variiert je nach Kontext und Rechtsgebiet, wie beispielsweise der EU-Richtlinie (über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) und dem Steuerrecht.

Der aktuelle Regierungsentwurf (im Sinne des Wachstumschancengesetzes) sieht eine Definition der elektronischen Rechnung nach dem Rechnungsstandard / der europäischen Norm EN16931 vor. Das bedeutet, dass sie einen spezifischen XML-Datensatz enthält, der relevante Rechnungsdaten strukturiert.

Was ist mit PDF-Rechnungen?

Viele Unternehmen nutzen bereits E-Mails mit PDF-Rechnungen (z. B. als E-Mail-Anhang), um Porto zu sparen und die Umwelt zu schonen.
Doch diese Art von Rechnungen entspricht nicht dem umsatzsteuerrechtlichen Begriff der E-Rechnung oder der E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen besteht eine E-Rechnung im Allgemeinen aus standardisierten Datensätzen, die maschinenlesbar sind. Dadurch können die Daten in einer E-Rechnung automatisch von Computersystemen zugeordnet und weiterverarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

E-Rechnung - Format und Richtlinien in Kürze

• Kernbereich zur Vereinheitlichung: In den EU-Normen EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU sind grundlegenden Anforderungen für elektronische Rechnungen festlegt
• Möglichkeit zu Erweiterungen: In den Core Invoice Usage Specification (CIUS) können zusätzliche länder- oder branchenspezifische Normen definiert werden, die über den grundlegenden Standard hinausgehen (www.truecommerce.com)
• Es ist möglich, ein anderes "vergleichbares" strukturiertes elektronisches Format zu verwenden, wenn:
  - die Ersteller und Empfänger es vorher vereinbart haben
  - die Daten gemäß EN 16931 korrekt und vollständig extrahiert werden können
  - Alle erforderlichen Angaben gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten sind
• In Deutschland erfüllen Formate wie XStandard oder das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 diese Anforderungen

Warum E-Rechnung? Hintergrund und Umsetzung

Die elektronische Rechnungsstellung soll die führende Methode in Europa werden. Die EU-Richtlinie und die nationale Umsetzung durch die E-Rechnungsverordnung verpflichten öffentliche Stellen bereits seit 2018 zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen. 
Die Einführung der E-Rechnung soll E-Government fördern, Prozesse standardisieren und automatisieren.

Die E-Rechnungsverpflichtung ist Teil der Bemühungen durch die EU-Kommission, Umsatzsteuerbetrug in grenzüberschreitenden Transaktionen zu bekämpfen. Durch die Standardisierung und Digitalisierung des Rechnungsaustauschs wird es schwieriger für betrügerische Akteure, falsche oder manipulierte Rechnungen zu erstellen und zu verwenden, um Umsatzsteuer zu hinterziehen.
Elektronische Rechnungen ermöglichen eine effizientere Überwachung und Kontrolle von Transaktionen durch Steuerbehörden.
Das trägt dazu bei, die Transparenz im Handel zu erhöhen und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zu verbessern.

Darüber hinaus können elektronische Rechnungen dazu beitragen, die administrative Belastung für Unternehmen zu verringern, da sie den Prozess der Rechnungsstellung und -verwaltung vereinfachen und beschleunigen. Insgesamt unterstützt die Einführung der elektronischen Rechnungsverpflichtung das Ziel der EU-Kommission, den Binnenmarkt zu stärken und faire Wettbewerbsbedingungen zu schaffen.

Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinien

Bei der Umsetzung auf Bundes- und Landesebene können die Fristen und Regeln variieren.

Deutschland hat sich entschieden, ein eigenes E-Rechnungssystem für B2B-Umsätze zu entwickeln, das später um ein Meldesystem erweitert werden soll. Dieses nationale System soll den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen erleichtern und die Verwaltung von Rechnungsdaten verbessern.

Die Genehmigung für deutsche E-Rechnungspflicht wurde am 25. Juli 2023 vom EU-Rat erteilt.
Das bedeutet, dass Deutschland grünes Licht von den europäischen Behörden erhalten hat, um seine eigenen Regeln und Standards für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzuführen.

Aufgrund der föderalen Struktur Deutschlands können die Umsetzungsregeln für die E-Rechnungspflicht in den Bundesländern voneinander abweichen.
Unternehmen, die Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung tätigen, sollten daher die geltenden Regeln für ihren jeweiligen Kunden sorgfältig prüfen.

Ein Beispiel für die Umsetzung auf Landesebene ist Bayern, das die EU-Richtlinie in das Bayerische E-Government-Gesetz, insbesondere durch Art. 5 Abs. 2 BayEGovG, integriert hat. Die Bayerische E-Government-Verordnung ist seit dem 18. April 2020 in Kraft und setzt die europäischen Vorgaben verbindlich um.
Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung in Bayern Geschäfte machen, müssen die entsprechenden Anforderungen der Bayerischen E-Government-Verordnung erfüllen.

Zeitplan E-Rechnung - Was gilt wann für wen?

Zu den Kernpunkten des Wachstumschancengesetzes zählen die Einführung einer verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich und die Unterscheidung zwischen Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen.

• Seit November 2018/2019 müssen alle Bundesbehörden E-Rechnungen akzeptieren und bearbeiten
• Seit November 2020 sind Lieferanten für den Bund grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden
• Ab dem 18. April 2020 gelten für Gemeinden und andere öffentliche juristische Personen zunächst nur im Oberschwellenbereich und ab dem 18. April 2022 auch im Unterschwellenbereich die Anforderungen, elektronische Rechnungen ab einem Wert von 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) empfangen und verarbeiten zu können
• Ab dem 18. April 2023 müssen Bauauftragsrechnungen im Unterschwellenbereich den Verpflichtungen entsprechen

E-Rechnungspflicht - Ausnahmen

• Bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
• Das EDI-Verfahren darf weiterhin genutzt werden, solange die Informationen gemäß der CEN Norm EN 16931 extrahiert werden können
• Alternativ besteht die Möglichkeit, das ZUGFeRD-Format zu nutzen, das den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht und die Erstellung einer hybriden Rechnung ermöglicht
• Für die Erstellung und den Versand einer E-Rechnung an den Bund, wird die XRechnung verwendet. Sie kann entweder über die offizielle Internetplattform des Bundes oder eine spezielle Software generiert und übermittelt werden

E-Rechnung: Maßnahmen, Ausblick und Vorteile

Maßnahmen für Rechnungssteller zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen

• Rechnungssteller müssen sicherstellen, dass sie ihre Rechnungen ordnungsgemäß in die Rechnungseingangsplattform einreichen
• Die Einführung entsprechender Software ist ratsam und erfordert möglicherweise auch Prozessoptimierung im Rechnungswesen
• Mitarbeiter sollten frühzeitig über neue Software und Prozesse informiert und geschult werden
• Die Revisionssichere Archivierung ist nach wie vor wichtig (XRechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden, Ausdrucke sind nicht erlaubt)
• Schulungen können helfen, die Vorteile der E-Rechnung schnell zu nutzen

Ausblick und Zusammenfassung

Die Regelungen zur E-Rechnung sind Teil des Wachstumschancengesetzes, das im Jahr 2023 verabschiedet wurde.
Verpflichtet zum Versand und Empfang von E-Rechnungen sind ausschließlich Unternehmen im gewerblichen bzw. B2B-Bereich.

Die Einführung von E-Rechnungen revolutioniert den Geschäftsverkehr, indem sie Prozesse digitalisiert, Kosten senkt und Durchlaufzeiten verkürzt. Obwohl mittelständische und kleinere Unternehmen noch zögern, bieten E-Rechnungen klare Vorteile wie eine nahtlose Verarbeitung, weniger Papierverbrauch und niedrigere Kosten. Die Einhaltung der steuerlichen Rahmenbedingungen ist jedoch entscheidend, sowohl für elektronische als auch papierbasierte Rechnungen.

Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass die E-Rechnungspflicht in naher Zukunft eingeführt wird und daher frühzeitig beginnen, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Vorteile einer E-Rechnung für Unternehmen

Im Geschäftsverkehr ist eine Rechnung entscheidend für die Sicherung steuerlicher und zivilrechtlicher Ansprüche, egal ob zwischen Unternehmen (B2B), Unternehmen und Verbrauchern (B2C) oder Unternehmen und Regierungsstellen (B2G).
Wenn Unternehmen ihre Abläufe digitalisieren und automatisieren, können sie ...

• Zeit, Kosten & Fehler minimieren und die Produktivität maximieren
  Durch die automatisierte Verarbeitung von Daten beschleunigt man nicht nur die Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen, sondern reduziert den gesamten Verwaltungsaufwand. Je nach Automatisierungsgrad können E-Rechnungen digital verarbeitet, geprüft, verbucht und bezahlt werden.
  Zudem senkt man das Risiko von (menschlichen) Fehlern und erfüllt zuverlässig Compliance-Richtlinien (gesetzliche Anforderungen und Standards im Rechnungswesen).
  Im Vergleich zu physischen Dokumenten spart man Druck-, Porto- und Bearbeitungskosten und verbessert den Cashflow (Zahlungsströme) und die Transparenz, weil man besser planen kann und die Kontrolle über die Zahlungsabläufe behält.
• Zum Umweltschutz beitragen
  Durch den vermehrten Einsatz elektronischer statt physischer Dokumente werden der Ressourcen- und Papierverbrauch und damit CO₂-Emissionen eingeschränkt, was der Umwelt zugutekommt. 
• Zugänglichkeit & Mobilität
  E-Rechnungen, die in Ihr Unternehmenssystem und Ihre digitalen Arbeitsabläufe integriert sind, können leicht archiviert, durchsucht und bei Bedarf schnell abgerufen werden. Zudem lassen sich Rechnungen in elektronischer Form von überall und auf verschiedenen Geräten mit minimalen Aufwand einsehen und bearbeiten.
• Sicherheit
  Elektronische Dokumente lassen sich durch Verschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle schützen. So können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Informationen haben und dass während der Übertragung kein unbefugter Zugriff oder Manipulation durch Dritte stattfindet.

Fragen? Kontakt aufnehmen!

Quellen

• ihk.de
• ihk-muenchen.de
• business-wissen.de
• ferd-net.de
• truecommerce.com