Die Verwaltungssoftware, die für Dich arbeitet

• Zentrale Kunden-/Mitgliederdatenverwaltung

• Sammle & manage Kunden-/Mitgliederdaten an einem zentralen Ort, zugänglich von überall
• Erhalte einen umfassenden Überblick über Deine Kunden (Kontaktdaten, rechnungsrelevanten Informationen, gesamter Verlauf von Kundenhistorien/Projekten etc.)
  
  

• Dokumentenerstellung mit wenigen Klicks

• Einmalig Hinterlegen & immer wieder darauf Zugreifen:
  Integriere Abrechnungsdaten (wie Steuerregelungen, Umsatzsteuer-ID/Steuernummer) für die automatische Verwendung in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen & E-Mails
• Erstelle wiederkehrende Rechnungen im gewünschten Turnus
• Verwende Dein individuelles (Corporate) Design in Dokumenten & E-Mails
  
  

• Mühelose Kommunikation

• Angebote & Auftragsgenerierung:
  Erstelle Angebote und generiere automatische Aufträge, die Kunden im Portal bestätigen können
• Versende E-Mails direkt aus der Software & behalte den E-Mail-Verlauf im Blick
• Lege Verteilerlisten für gezieltes Versenden an bestimmte Kunden / Mitglieder an
  
  

• Individualisierung & Gruppierung

• Verwalte Kundendaten mithilfe von Kategorisierung / Verschlagwortung:
  Passe individuelle Voreinstellungen & Bezeichnungen an, um spezifische Gruppen (wie Kundentyp, Priorität, Status uvm.) zu definieren
• Erstelle nach Bedarf eigene/benutzerdefinierte Felder zur besseren Unterteilung
• Weise Kunden gezielt Mitarbeitern zu und setze Projekte, Meilensteine und Aufgaben spielend um
  
  

• Effiziente Filterung & Nachverfolgung

• Nutze vielfältige Filteroptionen (einschließlich Freitext) und spezifischen Kriterien (wie Erstellungsdatum, Mitarbeiterzuordnung u. v. m.)
• Kombiniere Filter für präzisere Suchergebnisse (z. B. Kunden mit bestimmtem Akquisestand + zugeordneter Mitarbeiter)
  
  

• Notizen & Aktivitätsverfolgung

• Gönn Deinem Gedächtnis eine Pause & hinterlege Notizen (direkt beim Kunden) für wichtige Informationen, Telefonate und spezielle Hinweise
• Verfolge Aktivitäten & Änderungen im Kundenkonto (inklusive Datum, Uhrzeit, verantwortlichem Mitarbeiter u. v. m.)
  
  

• Zeitsparende Produktverwaltung / Verwaltung von Auftrags- & Leistungsposten

• Lege Deine Artikel / Dienstleistungen an (inklusive Rabatten, Einheiten, Preisen, Kostenstellen, Beschreibungen, Gutscheinen etc.) & integriere sie per Klick in Deine Dokumente
• Behalte die Kontrolle über Mitgliedsgebühren, Veranstaltungskosten, Mitgliedsausweise u. v. m.

Mit sketch.connect wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung & Ressourcenplanung zum effizienten & transparenten Prozess

• Präzise Zeiterfassung, Dienstpläne & Urlaubszeiten

• Zusätzliche App-Funktion für Deine Mitarbeiter (feste Dienstpläne & Zeiterfassung per Stoppuhr)

• Effiziente Planung: Hinterlege Dienstpläne unter Berücksichtigung von Urlaubszeiten sowie Abwesenheiten
• Generiere Stundenzettel für eine umfassende Dokumentation 
• Vereinfache Abnahmen & Freigaben (z. B. von Urlaubsanträgen)
• Behalte die Kontrolle: Erfasse Arbeitsstunden, Projektzeiten & Tickets
• Gewährleiste volle Transparenz bei der Abrechnung von Projekten & Dienstleistungen für Dich und Deine Kunden
  
  

• Datensicherheit gewährleistet

• Treffe Sicherheitsvorkehrungen (regelmäßige Datensicherungen, Verschlüsselung & Zugriffskontrollen)
• Definiere User/-Adminrechte für den Zugriff auf spezifische Bereiche (z. B. Wer darf Umsatz einsehen?)
• Verwalte haupt- & ehrenamtliche Mitarbeiter mit individuellen Zugangsbeschränkungen
  
  

• Schnittstelle zu Telefondiensten

• Integriere eine Telefonschnittstelle (z. B. Placetel) zur Protokollierung & Verwaltung von Anrufen
  
  

• Zusatz auf Anfrage: Fuhrparkmanagement und App-Funktion "Mein Auto"

• Behalte den Überblick über den Fuhrpark – von Tankbelegen bis zur Versicherung
• Weise Fahrzeuge Mitarbeitern zu und verwalte Leasinglaufzeiten
• Verfolge den Kilometerstand und gleiche ihn mit dem Leasingvertrag ab
• Halte Fahrzeuganpassungen im Blick und minimiere zusätzliche Kosten

sketch.connect bietet Dir eine umfassende Plattform, um die Interaktion mit Deinen Kunden oder Mitgliedern innerhalb des Vereins zu optimieren.

• Aufgaben-Management | Integriertes Ticketsystem

• Gewinne die Kontrolle über Deinen Arbeitsablauf, indem Du in Echtzeit den Fortschritt von anstehenden Aufgaben verfolgst. Dadurch kannst Du nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch rechtzeitig auf eventuelle Herausforderungen reagieren und sicherstellen, dass alles nach Plan läuft
• Halte den Arbeitsfortschritt im Blick und erhalte eine klare Darstellung der erledigten Arbeit. Diese Übersicht ist nicht nur für Dich selbst, sondern auch für Deine Teammitglieder & Kunden leicht nachvollziehbar. Dadurch schaffst Du Klarheit & Vertrauen in den Arbeitsprozessen und den Abrechnungen der erbrachten Leistungen
• Organisiere Aufgaben nach Wichtigkeit & Dringlichkeit, erstelle Unteraufgaben, gestalte Projekte & setze Meilensteine, um den Überblick zu behalten
• Verwandele Leistungsposten (aus Deinen Aufträgen) mit wenigen Klicks in Aufgaben innerhalb des Tasksystems und weise sie Mitarbeitern zu (mit Start- & Abgabedatum, geschätztem Aufwand uvm.)
• Verbessere das Zeitmanagement im Team
• Reduziere Missverständnissen in Arbeitsabläufen

• Event-Management (mit App-Funktion)

Plane & verwalte Veranstaltungen mit individuellen Zusatzfunktionen (passend zum Event):

• Anmeldung zu Veranstaltung: Deine Besucher / Mitglieder können sich anmelden & erhalten alle relevante Informationen zur bevorstehenden Veranstaltung sowie eine Eintrittskarte als QR-Code
• Kommunikation per (Live-) Chat: Deine Mitglieder / Besucher können sich über geschlossene oder öffentliche Gruppen austauschen (z. B. Mitfahrgelegenheiten)
• SEPA-Mandate: Ermögliche unkompliziertes Erteilen von SEPA-Mandaten für Zahlungen & Abbuchungen

• Kundenportal | Mitgliederbereich

Biete Deinen Kunden/Mitgliedern die Möglichkeit zur Interaktion in Deinem Kundenportal bzw. zentralen Mitgliederbereich

• Direkter Dokumentenaustausch: Tausche Dokumente direkt und unkompliziert innerhalb der Plattform aus
• Ticketsystem: Nicht nur interne Teamtickets, sondern auch Anfragen von Kunden oder Vereinsmitgliedern gezielt bearbeiten. Dies ermöglicht eine individuelle & effektive Betreuung von Kunden- und Mitgliederanliegen, um deren Zufriedenheit zu gewährleisten und eine starke Kundenbindung aufzubauen

Vorteile für die Mitglieder im Vereinskontext

• Teilnahme-Zertifikate: Teilnahme-Zertifikate für besuchte Veranstaltungen direkt herunterladen
• Mitgliedschaftsnachweise: einfach & schnell Nachweise über die Mitgliedschaft im Verein (zum Download) erhalten
• Mitgliedschaftsverwaltung: Mitgliedschaft bequem online beantrage / kündigen, Adressänderungen vornehmen uvm.
• Beitragsveröffentlichung: Eigene Beiträge auf der Vereinswebsite veröffentliche & Wissen teilen
• Interner Bereich für Weiterbildungen: für Fortbildung und Weiterbildung, um Wissen zu erweitern

Buchhaltung / Finanzverwaltung intuitiv & problemlos bewältigen - Von (aus- und eingehenden) Rechnungen über Bilanzbuchhaltung bis zu maßgeschneiderten Reporting-Funktionen 

• Ausgehende Rechnungen

• Generierte Aufträge & Belege werden automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet
• Export von Rechnungen: alle relevanten Informationen exportieren & dem Steuerberater zur Verfügung stellen
• Umwandlung von Angeboten in Rechnungen per Klick
• Erstellung wiederkehrender Rechnungen, um regelmäßige Zahlungen von Kunden zu erleichtern

• Eingehende Rechnungen

• Belegverwaltung: Hochladen von Dokumenten & Belegen per Drag-and-drop zur schnellen Digitalisierung
• Transparente Nachverfolgung der hochgeladenen Dokumente (wer hat wann was übergeben?)
• Einfache Zuweisung von Kreditoren und Aufwandskonten zur unkomplizierten Abarbeitung und Verwaltung

• Offene Postenliste (OPOS)

• Automatische Erstellung standardisierter XML-Dateien für SEPA-Mandate, die Banklastschriften auslösen
• Erfassung und Bearbeitung von Rücklastschriften
• Übersichtliche Darstellung von Umsätzen & Kontobewegungen auf allen Bankkonten

• Bilanzbuchhaltung

• Manuelle & automatisierte Buchungszeilen- & Stapelverarbeitung
• Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) für eine klare finanzielle Analyse
• Generierung von Summen- und Saldenlisten sowie der GUV als PDF-Dokument

• Reporting

• Strukturiertes Arbeiten durch benutzerdefinierte Reporting-Funktionen
• Festlegen & Speichern von Datenlisten für eine übersichtliche Datenerfassung