Verwaltungsoftware für Vereine & Verbände

Was ist die Ausgangslage?

Ein Verein ist eine Gemeinschaft von Personen, die sich freiwillig und auf Basis gemeinsamer Interessen & Ziele zusammenschließen, sei es Bildung, Sport, Kultur oder soziale Aktivitäten/gemeinnütziger Zwecke.

Jeder Verein hat eine klare Organisation mit einem Vorstand oder Führungsgremien. Wie bei jedem Gemeinschaftsprojekt gibt es Regeln bezüglich der Mitgliedschaft, Pflichten, Entscheidungsprozesse etc.

All das muss in der Vereins- & Verbandsverwaltung abgebildet werden.

 

verein gemeinschaft 

"Ein Verein vereint" - Der Connect-Gedanke

Ein Verein ist in erster Linie ein Ort der Gemeinschaft & des Austausches.

 verein mitglieder

Es gibt eine Vielzahl & Vielfalt von Funktionen und Mitgliedern, ...

die sich in Projekten, Aktivitäten und Entscheidungsprozessen des Vereins engagieren oder den Verein finanziell durch ihre Mitgliedschaft unterstützen:

von Aktiven bis Passiven bis über Vorstandsmitgliedern, Ehrenmitglieder, Fördermitglieder, Jugendmitglieder (die nicht volljährig sind) etc.

Die Verwaltung & Kommunikation mit einer so vielfältigen Mitgliederbasis kann eine Herausforderung sein, aber sie bietet auch die Möglichkeit, eine breite Palette von Ideen und Perspektiven zu nutzen, um den Verein voranzubringen.

Daher wird bei sketch.connect - im Unterschied zu "herkömlichen Verwaltungs-Softwares" - nicht nur die internen Abläufe abgebildet, sondern auch der direkte Austausch mit und unter den Vereinsmitgliedern ermöglicht.

Verwaltungsoftware - Was Vereine wirklich brauchen

Probleme aus der Praxis & wie man sie lösen kann

Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit Vereinen (wie dem DFB und dem BDFL) im Bereich der Vereinsverwaltung haben wir ein Verständnis für die Anforderungen & Herausforderungen von Vereinen entwickelt.

PROBLEM: Organisatorische Herausforderungen & Zeitmanagement

  • Unübersichtliche Mitgliederverwaltung & fehleranfällige Prozesse
    Die manuelle Erfassung & Verwaltung von Mitgliederdaten, Aktivitäten und Informationen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. 
    Wichtige Informationen gehen leicht verloren und beeinträchtigen die Organisation und Effizienz des Vereins. Ganz zu schweigen von den Zusatzkosten, die daraus entstehen.
  • Koordination von Veranstaltungen, Workshops, Projekten, Lizenzen uvm.
    Die Planung & Durchführung von verschiedenen Vereinsaktivitäten erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um Engpässe zu vermeiden, den Überblick zu behalten und die Mitglieder auf dem Laufenden zu halten.
  • Zeitintensive Kommunikation & Koordination mit/unter den Mitgliedern:
    die Kommunikation & Koordination mit den Mitgliedern durch E-Mails, Telefonate oder postalische Korrespondenz erfordert viel Aufwand. Das Fehlen einer klaren Dokumentation und das damit verbundene Chaos machen die Situation zusätzlich kompliziert.
  • Wachstums- & Veränderungsmanagement: Vor allem bei größeren Vereinen oder beim Übergang von einem kleinen Verein zu einem größeren bringt viele neue Herausforderungen bei der Verwaltung, Kommunikation & Organisation mit sich.

 

verein verwaltung

pfeil

LÖSUNG: Integriertes Mitgliederportal

verein mitgliederbereich

  • Mitgliederprofile erstellen & alle relevanten Informationen an einem Ort speichern:
    Das ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung und einen schnellen Zugriff auf Mitgliederinformationen.
    Suche & Filtere Mitglieder, Adressen, Notizen, Projekte, Dokumente, Trainer-Lizenzen, Veranstaltungen uvm.
  • Automatisiertes Mailing & individuelle Vorlagen
    Verschicke (personalisierte) E-Mails & Dokumente direkt aus der Software 
  • Zeitersparnis durch automatische Prozesse
    Automatisiere wiederkehrenden Aufgaben, nutze z. B. die automatische Verlängerung der Mitgliedschaften uvm.
  • Ein direkter Kommunikationskanal mit/für die Mitglieder & schnelle Problembehebung
    Das verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern fördert auch den Aufbau von langfristigen Beziehungen zu Mitgliedern, Sponsoren & Partnern.
  • Transparenz und Zugänglichkeit 
    Mitglieder haben Zugriff auf ihre Informationen.
    Sie können selbst wichtige Informationen anpassen, Statusänderungen auslösen, ihre Daten einsehen, Dokumente herunterladen und direkt mit dem Verein kommunizieren
  • Erstellung von Aufgaben & Tickets
    Verfolge Anfragen und Aufgaben
    Tausche Dokumente aus

 

verein austausch

pfeil

LÖSUNG: Veranstaltungsmanagement

 verein event eintritt

  • Effiziente Planung & Verwaltung von Vereinsveranstaltungen und einfache Registrierung
    Organisiert Vereinsveranstaltungen (inklusive Tagesplänen) & verwaltet die Event-Anmeldungen & Zahlungen (inklusive Storno-Regularien)
  • Generiere Teilnahme-Zertifikate & Besucherlisten
    Download von Teilnahme-Zertifikaten & Nachweisen (im Mitgliederportal)
  • Immer parat: QR Code als Eintrittskarte
  • Interaktiver Live-Chat für Teilnehmer
    Kommunikationsmöglichkeiten vor und während der Veranstaltung (z. B. Fahrgemeinschaften)

 

Veranstaltungen | Funktionen & Optionen

 

 Veranstaltungsarten

  • interne
  • externe
  • für Besucher zugängliche
  • kostenlos
  • kostenpflichtig nur für Besucher oder alle
  • Unterveranstaltungen
  • Dozenten-Verwaltung

 Grundfunktionen

  • Wartelisten
  • Storno
  • Fristen (Anmeldung, Storno, …)
  • Freitext-Bedingungen
  • Mehrfachpreise
  • Verschlagwortung
  • Kategorisierung
  • Downloads

Schnittstellen

  • CRM
  • Check-In System
  • Paypal, SEPA
  • edubreak
  • MEIN.DFB Konto
  • Weitere auf Anfrage

Veranstaltungen | Lerneinheiten

 

  • Erfassung der Lerneinheiten
    manuell oder automatisiert über unser Check-In System
  • Summenbildung der Lerneinheiten
    Laufzeit der aktiven Lizenz und Laufzeit der Mitgliedschaft
  • Verlängerung der Lizenz
    Nach Erreichen der festgelegten Lerneinheiten automatisiert oder manuell möglich
  • Rücksetzung der Lerneinheiten nach Verlängerung 

Check-In-System

 

  • Scan per Mitgliedskarte oder QR-Code (am Handy oder direkt am Einlass)
  • Erfassung von An- & Abwesenheit
  • Aufteilen eines Events in mehrere Teil-Events (z. B. Montag Theorie, Montag Praxis)
  • Storno-Gebühren (no-show fee)
  • Event-Abschluss mit Erfassen von partiellen oder gesamten Lerneinheiten (je nach Toleranz)
  • Erfassen von Erreichen der Lerneinheiten & Mitteilung per E-Mail

PROBLEM: Herausforderung bei der Buchhaltung & Finanzen

Die Verwaltung der Finanzen, Buchhaltung & Budgetierung erfordert Präzision und Transparenz

  • Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Mitgliedschaften & Beiträgen
    Die Mitgliedschaftsverwaltung und die Verfolgung von Beitragszahlungen können komplex sein, insbesondere bei Veranstaltungen und wenn besonders viele Mitglieder beteiligt sind
  • Rechtliche Anforderungen erfüllen
    Rechtliche Vorschriften, einschließlich steuerlicher Bestimmungen, und Datenschutz sind komplex und müssen eingehalten werden, was heutzutage Vereine & Verbände vor erhebliche Herausforderungen stellt
  • Mangelnde Transparenz
    Mitgliederaktivitäten & Vereinsfinanzen müssen transparent bleiben, um das Vertrauen der Mitglieder nicht zu beeinträchtigen

 verein huerden

pfeil

LÖSUNG: Finanzmanagement - Ressourcen des Vereins optimal nutzen

 verein finanzen

  • Übersichtliche Beitragsverwaltung
    Verschaffe dir einen Überblick über den aktuellen Umsatz & offene Posten.
    Erfasse Positionen für die unterschiedlichen Veranstaltungsgebühren
    Veranstaltungen: Festlegen von Teilnahmegebühren & sichere Abrechnung
  • Lastschrifteinzüge/SEPA-Mandate
  • Automatische Erinnerungen & Finanzberichte zur Budgetierung
    Verfolge Mitgliedschaftsbeiträge, Lizenzkosten & Spenden
  • Rückblick & Analyse
    Lass dir Berichte zur Bewertung der Vereinsleistung & Veranstaltungen anzeigen
  • Minimierung menschliche Fehler
    und die daraus resultierende Zusatzkosten
  • Organisation von Mitarbeitenden
    Arbeite mit einer strukturierten Aufgabenverwaltung & transparenten Buchhaltung
  • Mitarbeiter App zur Zeiterfassung
    Einfache Erfassung von Arbeitszeit & Projekten

Weitere Zusatz-Funktionen (nach Wunsch/Bedarf)

  • Integrierter MiniShop
    z. B. Bestellung von Vereinskleidung
  • Individuelle Anpassung & Personalisierung
    Gerne besprechen wir Lösungen für weitere spezifischen Bedürfnisse Eures Vereins

Schnittstellen | Integrationsmöglichkeiten

edubreak


logo edubreak

Mehrwert: edubreak® ist die Video-Lernplattform für die Aus- und Weiterbildung mit dem methodischen Schwerpunkt Social Video Learning.
Diese Online-Lernumgebung wurde speziell für den Einsatz in Kursen mit Blended Learning Format konzipiert.

Mit MEIN.DFB-Konto anmelden

dfb logo

  • Vorteil: Die Mitglieder haben die Wahl – sie können sich entweder mit einem eigenen Zugang anmelden & registrieren, oder alternativ ihr DFB-Konto verwenden
  • Lizenz-Verlängerungen, A, A+, PRO via DFB-Schnittstelle oder eigene Lizenzen innerhalb der eigenen Software

Zusammenfassung: mit sketch.connect verwandelt Ihr Euren Verein in eine lebendige Gemeinschaft

  • Zielgerichtet & zeitsparend:

    Diese Lösungen helfen, die organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und die Effizienz der Vereinsverwaltung zu steigern.

  • Plattform bietet vielfältige Schnittstellen zwischen Mitgliedern & Verein

    Umfangreiche Funktionen für eine interaktive Mitgliedererfahrung.

high five


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Was sketch.connect bewirkt

Erfolgsgeschichten

  • BDFL - App für den Internationalen Trainerkongress

     

    Der BDFL (Bund Deutscher Fußball-Lehrer e.V.) veranstaltet regelmäßig Fortbildungsprogramme, die für größere Gruppen konzipiert sind und eine lebendige Interaktion zwischen den Referenten und den Teilnehmern fördern.

    Eine App zu der Veranstaltung vereinfacht die Planung vor, während und nach der Veranstaltung für die Vereinsmitglieder und Organisatoren.

    Music I use: https://www.bensound.com License code: FPHWOLV4NKMBZ1MD

     

     

  • DFB - Bewerbungsportal

    Das Bewerbungsportal für TrainerInnen ist ein maßgeschneidertes Tool, das die Prozesse für FußballtrainerInnen & den Deutschen Fußball Bund (DFB) gleichermaßen erleichtert.

    Für die BewerberInnen

    Mithilfe des Portals können TrainerInnen ihre Unterlagen & Informationen online einreichen, was den zeitaufwändigen Papierkram minimiert.

    Für den DFB

    Gleichzeitig bietet das Portal dem DFB eine zentrale Plattform zur Verwaltung der eingehenden Bewerbungen, was den Verwaltungsaufwand reduziert, zu einer schnelleren & präziseren Bearbeitung der Bewerbungen führt & die Kommunikation erleichtert.

    "Fußballtrainer können ihre berufliche Entwicklung gezielt vorantreiben,
    während der DFB von einem optimierten Verwaltungssystem profitiert."

    dfb bewerberportal

  • Individuelle Schnittstelle zur besseren Verwaltung

    schnittstelle crm

    In der Welt des Fußballs ist die regelmäßige Weiterbildung von Trainern entscheidend. Beim DFB müssen Fußballtrainer alle drei Jahre ihre Lizenzen erneuern, und dabei spielen die absolvierten Lerneinheiten eine zentrale Rolle. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben wir eine direkte Schnittstelle zwischen dem DFB und dem BDFL etabliert.

    Dadruch können relevante Informationen nahtlos übertragen werden. Die Verbindung zwischen dem DFB Bewerbungsportal und dem BDFL ermöglicht eine schnellere & genauere Abwicklung der Lizenzverlängerungen.

    Eine Win-Win-Situation

    Die Trainer können ihre Weiterbildungen mühelos verfolgen, während der DFB eine effiziente Verwaltung der Lizenzanforderungen gewährleisten kann.

  • Ein Tasksystem für Dienstleister - Erfahrungen aus der Webbranche

    Zufriedene Kunden

    "Die einfache Erfassung der Arbeitsschritte für Aufträge steigert nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch zu einer transparenten Kommunikation bei.
    Dank detaillierter Dokumentation können wir Kunden gegenüber klare Rechtfertigungen liefern und einen eindeutigen Projektverlauf präsentieren."

    Umsatzsteigerung

    "Mit der Ticketing-Lösung haben wir nicht nur unsere Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch unseren Umsatz um beachtliche 10% Umsatz / Monat, also durchschnittlich bis zu 3000 € im Monat gesteigert. Ein kleiner Schritt, der große Ergebnisse gebracht hat."

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