Anders als herkömmliche CRM- und Vereinssoftware-Lösungen berücksichtigen wir die Benutzererfahrung der Vereinsmitglieder. Statt umständlicher Kommunikation per E-Mail oder Telefon sind wir direkt am Endkunden, dem Mitglied des Vereins. Vereinsverwaltung kann so einfach sein - mit der Software sketch.connect.
Die Vereinssoftware für große Vereine in der Cloud
Ihr kennt das sicherlich: Vereinsverwaltung kann eine echte Herausforderung sein.
Mitgliederdaten pflegen, Beiträge verwalten, Termine organisieren - das alles erfordert Zeit und Mühe.
Und dann sind da noch die vielen kleinen Aufgaben, die im Alltag eines Vereins anfallen.
Unsere Cloud-Lösung für Vereinssoftware macht es euch leichter.
Sie bietet euch einen zentralen Mitgliederbereich, wo ihr all diese Aufgaben effizient erledigen könnt.
Und nicht nur das: die Mitglieder können ihre Mitgliedschaft selbst im Mitgliederbereich verwalten.
Wir haben die Vereinsverwaltung zusammen mit dem Bund der deutschen Fußball-Lehrer (https://bdfl.de) und dem DFB (https://dfb-trainerbewerbung.de) entwickelt. Das bedeutet, wir kennen die Anforderungen von Vereinen mit mehr als 5000 Mitgliedern und deren Bedürfnisse genau.
sketch.connect - Die Vereinsverwaltung kurz erklärt
Es gibt unzählige CRM und Vereinssoftware-Lösungen auf dem Markt. Kaum eine berücksichtigt dabei die Benutzererfahrung der Vereinsmitglieder selbst.
Obwohl die meisten Verbände bereits eine Software für Vereine nutzen, müssen die Mitglieder alle Angelegenheiten per E-Mail oder Telefon lösen, z. B. um einen Nachweis über die Mitgliedschaft im Verein zu erhalten oder um mitzuteilen, dass sich die Adresse geändert hat.
Wir sind mit unserer Lösung direkt am Endkunden, dem Mitglied des Vereins.
Wir verbinden die Mitglieder des Vereins
Deine Mitglieder können nicht nur ihre Adresse mit wenigen Klicks anpassen.
sketch.connect bietet euch viele weitere Schnittstellen zwischen Mitglied und Verein, die kontinuierlich erweitert werden:
- Mitgliedschaft online stellen und kündigen
- SEPA Mandat erteilen
- Zu Veranstaltungen anmelden
- Teilnahme-Zertifikate herunterladen
- Nachweise über Mitgliedschaft
- (Live-) Chat für Mitglieder in geschlossenen oder öffentlichen Gruppen
- Beiträge durch Mitglieder auf der Website publizieren
- Ticket-System für besondere Anfragen der Mitglieder an den Vorstand
- Direkter Dokumenten-Austausch
- Informationen über Veranstaltungen
- Interner Fortbildung- und Weiterbildungsbereich
- uvm.
Vorteile eines Mitgliederbereichs für die Verwaltung
Ein Mitgliederbereich kann die Verwaltung eures Vereins auf das nächste Level heben. Ihr könnt schnell und einfach auf Mitgliederdaten zugreifen, wie z. B. Kontaktdaten, Geburtsdaten und Beitrittsdaten. Außerdem könnt Ihr hier Mitgliedsbeiträge verwalten und Vereinsaktivitäten organisieren - alles an einem zentralen Ort.
Mit einer Cloud-Lösung seid Ihr nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden, sondern könnt von überall auf die Daten zugreifen.
Das erhöht die Flexibilität und Effizienz eures Teams und ermöglicht eine reibungslose Verwaltung des Vereins.
Die meisten Vereine ziehen ihre Gebühren einmal im Jahr ein.
Bei unseren Kunden sind das Mitgliedsgebühren zwischen 500.000 und mehr als 1.000.000€ pro Jahr.
1 - 3% dieser Gebühren werden bei Lastschriften fehlerhaft behandelt. Sei es ein ungedecktes Konto des Mitglieds, eine Rückforderung der Lastschrift oder gar ein SEPA-Mandat für ein Konto, das es seit Jahren nicht mehr gibt.
Vereinsverwaltung - Geld sparen
Nehmen wir an, wir haben einen Verein mit einem Volumen von 500.000€ und einer Fehlerquote von 1,5% (PRO JAHR!)
Die fehlenden Einnahmen betragen hier bereits 7.500 € (PRO JAHR!).
Zählen wir noch die Rücklastschriftgebühren der Banken hinzu....
Wir erfassen automatisiert Rücklastschriften und geben Ihnen die Möglichkeit, darauf zu reagieren. Sei es mit zusätzlichen Verarbeitungsgebühren, Anmahnung oder Stornieren der SEPA-Gültigkeit. In jedem Fall verliert ihr diese Einnahmen in Zukunft nicht mehr!
Der ROI (Return of Invest) ist somit kein Thema mehr.
Funktionen und Möglichkeiten unserer Vereinssoftware
- Kundendaten verwalten (Zuteilung in Landes-/ Untergruppen, Adressverwaltung, Kategorisierung, Verschlagwortung, Erweiterung durch eigene Felder)
- Vertragswesen (Mitgliedschaften verwalten, Belege erstellen, Gutschriften, Storno)
- Produktverwaltung (z. B. verschiedene Mitgliedsgebühren, Mitgliedsausweise nachbestellen, Kosten für Veranstaltungen)
- Mailing (-listen) für automatisiertes oder manuelles Versenden von E-Mails
- Vorlagen-Verwaltung (für jeden Anlass das richtige Anschreiben & Antwortschreiben parat)
- Mitarbeiter-Verwaltung (hauptamtliche, ehrenamtliche Helfer, Zugangsbeschränkungen)
- Zeiterfassung (Arbeitszeit, Projekte, Tickets)
- Aufgaben-Verwaltung / Ticket-System (Anfragen von Mitgliedern im Team bearbeiten, interne Prozesse strukturiert abarbeiten)
- Datei-Verwaltung (Datenaustausch mit dem Mitglied, Belegerfassung von Eingangsrechnungen, z. B. Tankbelege)
- SEPA-Mandats-Verwaltung (Erfassen, Bearbeiten und Übermitteln von SEPA Mandaten)
- Buchhaltung (Offene Posten Buchhaltung, automatische Lastschrift-XML-Exporte, Rückerfassen von Rücklastschriften, GuV, Kreditoren/Debitoren)
- Rechtliches (Versioniertes Veröffentlichen von Mitgliedschaftsbedingungen, AGB, Datenschutzinformationen)
- Parameter über Parameter (Individueller Umgang mit allen o.g. Funktionen direkt zum Pflegen für euch als Inhaber der Software)
Customizing der Software auf Eure Bedürfnisse
Jeder Verein hat seinen eigenen Prozess. Wir haben nicht vor, diese Software für die breite Masse zur Verfügung zu stellen und legen Wert darauf, dass Ihr eigener Prozess in der Software auch seinen Platz findet.
Vereinssoftware - Individuelle Schnittstellen & Funktionen
Beim DFB müssen die Fußball-Trainer beispielsweise alle 3 Jahre ihre Lizenz verlängern. Grundlage zur Verlängerung sind die absolvierten Lerneinheiten. Damit der DFB die Verlängerung zügiger durchführen kann, haben wir hier eine direkte Schnittstelle zwischen DFB und BDFL geschaffen.
Der HFV (Hessischer Fußball-Verband) mit seinen knapp 25000 Mitgliedern hat wiederum andere Bedürfnisse und Vorgehensweisen, wie der Sport- & Turnverein in Vilshofen ;-)
Wir verzichten bewusst auf den Massenmarkt und widmen uns lieber der optimalen Betreuung und Umsetzung der Wünsche unserer Kunden.
Vereinssoftware in der Cloud
Die cloud-basierte Vereinssoftware bietet euch eine Vielzahl von Vorteilen:
- Flexibilität: Ihr könnt von überall und zu jeder Zeit problemlos auf die Software zugreifen und von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten. Egal, ob du ein Mitglied oder Verwaltungsmitarbeiter bist
- Skalierbarkeit: Passt unsere Software einfach an die Bedürfnisse eures Vereins an. Fügt bei Bedarf zusätzliche Funktionen oder Benutzer hinzu, während euer Verein wächst - ganz ohne den Aufwand von zusätzlicher Hardware oder technischen Ressourcen.
- Kosteneffizienz: Nutzt unsere Cloud-Lösung und spart Kosten im Vergleich zur Bereitstellung und Wartung einer eigenen Infrastruktur. Es entsteht keine Notwendigkeit, sich um den Kauf und die Wartung von Servern oder das Einstellen von IT-Spezialisten zu kümmern.
- Automatisierte Updates: Wir aktualisieren und verbessern unsere Vereinssoftware regelmäßig. Ihr erhaltet automatisch die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches, ohne zusätzlichen Aufwand.
- Datensicherheit: Eure Daten sind bei uns sicher. Wir setzen robuste Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Datensicherungen ein, um den Schutz eurer Vereinsdaten zu gewährleisten.
- Integration mit anderen Tools: Unsere Software lässt sich nahtlos mit anderen Tools kombinieren und in Plattformen implementieren. Ihr könnt beispielsweise Zahlungsgateways, E-Mail-Marketing-Tools oder soziale Medien integrieren, um die Effizienz eurer Vereinsverwaltung zu steigern.
- Benutzerfreundlichkeit: die Software verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die leicht erlernbar ist und eine einfache Bedienung ermöglicht. Ihr und eure Mitarbeiter werden sich schnell zurechtfinden und benötigen kaum Schulungsaufwand.
- Unterstützung & Wartung: Wir stehen euch bei Fragen oder Problemen zur Verfügung. Zudem bieten wir regelmäßige Wartungsdienste, um sicherzustellen, dass unsere Software reibungslos funktioniert.
Gestaltet eure Vereinsverwaltung effizienter und erleichtert die Organisation für euch und eure Mitglieder - mit sketch.connect, der zuverlässigen und vertrauenswürdigen Cloud-Lösung, die eure spezifischen Anforderungen erfüllt.
Interesse an DER Verwaltungssoftware für Vereine? Kontakt aufnehmen!