Kunden

Oberfläche

In der Mitte (großes Ringbuch) befinden sich alle angelegten Kunden- und Kontaktdaten. Dort hat man schnellen Zugriff auf die Kurzinfos (z.B. Kundennummer, Kunden-Priorität, Akquise-Stand). 

In der Mitte (Papierstapel) werden die Kundendetails des aktiven Kunden angezeigt. Mit Hilfe der Quicklinks kann man mit einem Klick die wichtigsten Funktionen direkt aufrufen (Kunden bearbeiten, Dokument erstellen etc.). 
 
Ein Kunde ist im Aktivzustand, sobald man den Eintrag im Adressbuch anklickt und er grau hinterlegt ist. Die einzelnen Quicklinks können unmittelbar genutzt werden, ohne dass separat ein Häkchen beim Kunden gesetzt werden muss.

Oben im Filtermenü (Lineal) sind die Eingabefelder für die Filterfunktion. 

Zu jedem Kunden können Notizen angelegt werden ( Notiz verfassen), die anschließend unter Notizen angezeigt werden.

Zusätzliche Angaben zum Kunden können unter  Wichtige Informationen eingetragen werden.

Im Post it     Letzte Aktivitäten werden alle Aktionen im jeweiligen Kundenkonto getrackt und angezeigt.

 Wenn man sich mit der Maus im Bereich des Post its befindet, kann man mit Hilfe des Mausrads nach oben und unten scrollen. Bewegt man die Maus in die untere rechte Ecke, erscheint - eine Vergrößerungsfunktion. Durch Anklicken der Lupe geht ein Popup-Fenster auf, das den Inhalt in der Vollansicht zeigt. Mit (oben rechts) oder einem Klick auf OK wird das Popup-Fenster geschlossen und auf die Ausgangsgröße verkleinert.

Kernfunktionen im Überblick

Kunden "Adressbuch"

Im Kunden-Adressbuch hat man die wichtigsten Kundendaten auf einen Blick und schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen.

Setzt man ein Häckchen beim entsprechenden Kunden wird der Kundeneintrag mit (Header-Menü) gelöscht.

Ein Kunde ist im Aktivzustand, sobald man den Eintrag im Adressbuch anklickt und er grau hinterlegt ist. Die einzelnen Quicklinks können unmittelbar genutzt werden, ohne dass separat ein Häkchen beim Kunden gesetzt werden muss.

Die Anzahl der angezeigten Seiten kann im Filtermenü festgelegt werden (von 20 - Alle Ergebnisse).
Mit / unter dem Adressbuch kann man vor- und zurückblättern. Die Zahl zeigt an, auf welcher Seite man sich gerade befindet.
Mit  / gelangt man auf die erste bzw. letzte Seite.
Mit Mouseover über den Buttons sieht man die Gesamtanzahl der Seiten.

  • Kontaktdaten

Die wichtigsten Kontaktdaten bestehen in der Regel aus dem Kunden- oder Firmennamen, der Festnetz und/oder der Mobilnummer und der E-Mail-Adresse - je nachdem, welche Kundendaten vorliegen und eingetragen werden.

Beispiel für einen Kundeneintrag mit den wichtigsten Informationen

adressbuch kunde

Die Voreinstellung der Informationen (einzelne Bezeichnungen, Farben etc.) kann man individuell unter Einstellungen (Konfiguration) festlegen und beliebig erweitern. 

  • Kundennummer

Die Kundennummer wird automatisch vergeben, sobald die Kategorie “Kunden” ausgewählt wurde. In der Regel geschieht das, wenn eine Auftragsbestätigung des Kunden vorliegt.

  • Kundentyp

Beim Kundentyp unterscheidet man in erster Linie zwischen Privat- und Geschäftskunden mit Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-ID). Darüber hinaus kann man den Kunden z.B. als Geschäftspartner, Verein oder nur als Kontakt festlegen. 

  • Kunden-Priorität

Die Kunden-Priorität, z. B. von A-D gibt Aufschluss über die Relevanz und den Stellenwert eines Kunden (z. B. Höhe des Umsatzes, Größe des Projekts, wichtiger Geschäftspartner). Die Einteilung und die Farbwahl kann frei gewählt werden.

  • Akquise-Stand

An der Farbe des -Icons bzw. sobald man mit der Maus über den Kundentyp hovert, sieht man den aktuellen Akquise-Stand. Mit dem dem Akquise-Stand legt man fest, in welchem Bearbeitungsstatus sich das Projekt eines Kunde gerade befindet, z. B.:

unbelegt (wenn der potenzielle Kunde/Auftrag noch keinem Mitarbeiter zugeordnet wurde)
in Bearbeitung (der Auftrag/Projekt befindet sich in Bearbeitung)
wichtig/dringend (ein Auftrag/Projekt ist wichtig oder muss dringend bearbeitet werden)
erledigt (der aktuelle Auftrag/Projekt ist abgeschlossen)

Quicklinks

Mit Hilfe der Quicklinks kann man mit einem Klick die wichtigsten Funktionen direkt aufrufen.

Ein Kunde ist im Aktivzustand, sobald man den Eintrag im Adressbuch anklickt und er grau hinterlegt ist. Die einzelnen Quicklinks können unmittelbar genutzt werden, ohne dass separat ein Häkchen beim Kunden gesetzt werden muss.

Basisausführung sketch.manager

Bearbeiten

Die angelegten Kundendaten lassen sich unmittelbar editieren.

Weitere Kontakte

Es geht ein Popup-Fenster auf, indem eine alternative Adresse/Ansprechpartner angelegt werden kann. Dabei werden nur die Felder überschrieben, die editiert wurden, z. B. wenn es sich lediglich um eine weitere Kontaktadresse, aber den gleichen Kunden/Ansprechpartner handelt. Das hat den Vorteil, dass nicht alle Kundendaten erneut eingegen werden müssen.

Dokument erstellen

Es können verschiedene Dokumente zum Kunden (im Aktivzustand) erstellt werden. Diese beinhalten die hinterlegten Kundendaten (Anschrift, Kundennummer, USt-ID etc.) und können inhaltlich angepasst werden.

Zusätzliche Asana-Schnittstelle

a Neuer Task

Wenn eine Schnittstelle zu Asana (Software zur Organisation von Aufgaben) integriert ist (in den Optionen konfigurierbar), kann direkt aus dem sketch.manager ein task zum jeweiligen Kunden generiert werden.

asana 1

asana 2

Zusätzliche Asana-Schnittstelle integrieren unter Einstellungen (Konfiguration) Globale Einstellungen > Asana  > Asana-Schnittstelle benutzen?  > Ja  > a-Button erscheint.

a Projekt

Man sieht das gesamte Projekt in Asana, d. h. alle tasks, die zum jeweiligen Kunden vorliegen, und kann diese erweitern/weitere tasks anlegen.

Zugangsdaten

Je nach Einsatz des sketch.managers können hier wichtige Zugangs- bzw. Login-Daten des Kunden eingetragen werden (z. B. für das Backend eines Kunden bei einem Webdienstleister). Im Popup-Fenster kann ein Titel und Typ der Daten festgelegt werden.

Filtermenü "Lineal"

Die Filtersuche erfolgt entweder durch eine Freitext-Eingabe im Eingabefeld, z. B. die Firma, Name des Ansprechpartners. Oder man nutzt die einzelnen Filter-Felder. 

Mit einem Klick auf das Lineal oder auf den -Button wird das Filtermenü in den Vordergrund gerückt und die Filterfunktion aktiviert (Lineal ist weiß = aktiv). Durch Betätigen des -Buttons rückt das Filtermenü wieder in den Hintergrund (Lineal ist grau = inaktiv).

filter lineal inaktiv

filter lineal aktiv

Filter-Eingabefelder

Bei den Filterfunktionen handelt es sich um Plug-ins/Zusatzmodule, die - je nach Bedarf - aktiviert und deaktiviert, erweitert und konfiguriert werden können. Im Folgenden werden die Standardeinstellungen im eingerichteten sketch.manager erläutert. Diese können je nach Nutzer abweichen/variieren. Die zahlreichen Einstellungsoptionen bieten viel Spielraum für individuelle Anpassungen.

  • Tags eingeben oder auswählen

In diesem Feld kann man Tags individuell nach den jeweiligen Anforderungen vergeben und erweitern. Tags sind Schlagwörter und dienen der Klassifikation und Strukturierung der Kundendaten. Es ermöglicht eine individuelle Filterung/Suche bestimmter Kunden (z. B. kann ein Webdienstleister das Tag Wartung nutzen, um gezielt nach Kunden mit einem Wartungsvertrag zu suchen).
Wenn man ein neues Tag anlegen möchte, gibt man es in das Feld ein und speichert mit Enter. Einem Kunden können beliebig viele Tags zugeordnet werden.

  • Kategorie wählen

Kategorien sind vorkonfiguriert und erfüllen bestimmte Funktionen, können aber auch vom Nutzer - je nach Einsatz und den jeweiligen Bedürfnissen - in Form von Unterkategorien erweitert werden.

Kategorie Funktion
Akquise Es wird keine Kundennummer vergeben
Kunden Tatsächlicher Kundenstamm, also Auftraggeber, die über eine Kundennummer verfügen. Erst im Status Kunde können Nummern vergeben und Rechnungen erstellt werden
Lieferanten* kann verwendet werden, um eingehende Rechnungen über den sketch.manager zu verwalten
Mitarbeiter* kann verwendet werden, um Lohnabrechnungen innerhalb des Unternehmens zu verbuchen

 *Die Kategorien Lieferanten und Mitarbeiter sind nur in Verbindung mit dem Modul Buchhaltung verfügbar. 

  • Akquise Stand

Der Akquise Stand dient zur Sortierung einzelner Aufgaben und Aufträge innerhalb des Unternehmens (z. B. unbelegt bei offenen Anfragen, wichtig bei dringenden Aufgaben, erledigt bei Aufträgen, die abgeschlossen sind usw.). 

  • Status

Mit den Stati Archiv, Aktiv/Inaktiv, Papierkorb kann man festlegen, ob ein Kunde aktuell Aufträge generiert, filtern, welche Kunden gelöscht oder ins Archiv verschoben wurden etc. 

  • Priorität 

Mit der Kundenpriorität kann nach der Relevanz/Stellenwert eines Kunden (z. B. Höhe des Umsatzes, Größe des Projekts, wichtiger Geschäftspartner) eines gefiltert werden.

  • Kundentyp

Der Kundentyp gibt Auskunft über die Kategorie des Kunden, z. B. geschäftlich, privat oder nur Kontaktinformationen.

  • Mit und ohne Kundenkonto

Joomla-Konto vorhanden kann verwendet werden, wenn ein Kunde über ein Kundenkonto im Frontend der Website verfügt, über das er sich einloggen kann, um z. B. Dokumente/Rechnungen einzusehen 
Ohne Joomla-Konto Es ist keine Kundenkonto vorhanden 

  • Sortieren nach | Sortierreihenfolge

Die Ergebnisse lassen sich nach verschiedenen Parametern sortieren (Nachname, Kundennummer, etc.).
Die Sortierreihenfolge kann als ab- bzw. absteigend festgelegt werden.
Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite kann im rechten Feld reguliert werden (von 20 - Alle Ergebnisse).
Mit / unter dem Adressbuch kann man vor- und zurückblättern. Die Zahl zeigt an, auf welcher Seite man sich gerade befindet.
Mit  / kann man auf die erste bzw. letzte Seite gelangen.
Hovert man mit der Maus über den diesen Buttons, sieht man die Gesamtanzahl der Seiten.

Im Adressbuch kann man die gefilterten Kunden mit einem Häkchen markieren und z. B. gezielt bestimmte E-Mails an alle verschicken, die mit dem Tag Wartung  versehen sind etc.

    • Umsatzbedingung

Mit diesem Filter kann man Kunden nach einem bestimmten Umsatzparametern filtern (Beispiel: Haben die entsprechenden Kunden in diesem Jahr Umsatz generiert?)  

  • Mitarbeiter wählen

Mit diesem Filter kann man die Kunden ermitteln, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet sind.

Kombinieren von Filtern:

BeispielAkquise-Stand und Mitarbeiter
Man kann gezielt die Kunden herausfiltern, bei denen sich Projekte/Aufgaben durch einzelne Mitarbeiter in Bearbeitung befinden, abgeschlossen sind etc.

Notizen & Notizen verfassen

Die Notizfunktion eignet sich z. B. um Gespräche/Telefonate mit dem Kunden zu protokolieren, E-Mailverläufe einzufügen oder Besonderheiten/Hinweise (z. B. Urlaub) festzuhalten. In den Notizen können jegliche Anmerkungen und Kommentare zu einem bestimmten Kunden angelegt und eingesehen werden.

Der Eintrag erfolgt über Notiz verfassen. Das aktuelle Datum wird automatisch ausgewählt/angezeigt. Im Kalender kann man die Notiz auf ein individuelles Datum setzen. Im oberen Reiter kann die Art der Notiz (Telefonat, E-Mail, Meeting, Sonstiges etc.) ausgewählt werden. Im Reiter darunter legt man die Relevanz der Notiz fest (normal oder wichtig). Als wichtig eingestufte Einträge werden in den Notizen weiß hinterlegt und mit einem roten Rahmen gekennzeichnet. 

Im rechten Textfeld trägt man den Notizinhalt ein. Dieser Bereich verfügt über alle wichtigen Textfunktionen (Reiter Normal/Überschrift, Stichpunkte, Fettdruck, Verlinkung, Trennlinie, Formatierung entfernen). Die fertig gestellte Notiz wird durch einen Klick auf bestätigt und erscheint im Notizfeld. 

Der neue Notizeintrag wird zusätzlich automatisch mit Zeitstempel und Mitarbeiterprofil (Ersteller der Notiz) unter Letzte Aktivitäten angelegt.  

Nach dem Bestätigen können die Notizeinträge mit gelöscht oder mit editiert werden. Zudem wird im Eintrag mit einem Profilbild und dem Namen (durch Mousehover) gekennzeichnet, welcher Mitarbeiter die Notiz angelegt hat.

Wenn eine Notiz überarbeitet wurde, wird eine automatische Benachrichtigung unter Letzte Aktivitäten generiert.

Post its / Plugins (Sidebar)

Bei den Post its handelt es sich um Plug-ins/Zusatzmodule, die - je nach Bedarf - aktiviert & deaktiviert, erweitert und konfiguriert werden können (Funktionen, Farbe, Titel etc.). Zudem kann die Position angepasst werden, so dass mehr Platz für die Notizen und Kundendetails zur Verfügung steht. 

Mit werden die Plugins unten platziert. Ein erneutes Anklicken macht die Aktion wieder rückgängig.
Im Folgenden werden die Standardeinstellungen im eingerichteten sketch.manager erläutert. Diese können je nach Nutzer abweichen/variieren. Die zahlreichen Einstellungsoptionen bieten viel Spielraum für individuelle Anpassungen.

Wichtige Informationen

Bei den Informationen, die hier angezeigt werden, handelt es sich um allgemein wichtige Hinweise, z. B. Erreichbarkeit des jeweiligen Kunden zu einer bestimmten Zeit, ein Hinweis, dass eine Rechnungsadresse verwendet werden soll, die von der Kundenadresse abweicht etc.

Zudem wird in diesem Abschnitt der Gesamtumsatz, der durch den Kunden generiert wurde, sowie die Zahlungsfristen angezeigt. Diese Werte werden automatisch aus den erstellten Rechnungen ermittelt. Darüber hinaus sind hier die angelegten Kundentags zu sehen.

Letzte Aktivitäten

Es handelt sich dabei um einen Automatismus, der protokolliert, zu welcher Zeit eine Aktivität (alle Vorgänge und Änderungen) im entsprechenden Kundenkonto ausgeführt wurde, z. B. Zahlungsverbuchungen, neue Notiz, Aktualisierung eines Dokuments etc.
Man sieht auf einen Blick die Aktivität, Datum und Uhrzeit sowie den Mitarbeiter, der die Aktion ausgeführt hat.

Weitere Beispiele für individuelle Plugins sind letzte Aufträge, sketch.extensions, Aufgaben, Onlineshop (dabei wird der Status einer Bestllung angezeigt abgeschlossen / offen) etc. Wir passen die gewünschten Plugins bei der Einrichtung des sketch.managers gerne auf Ihre Bedürfnisse an.

Kunden anlegen/verwalten

Die Kundenkategorien und -parameter können - je nach Bedarf und Einsatz - unter Einstellungen (Konfiguration) frei verwaltet, erweitert und konfiguriert werden können. Im Folgenden werden die Standard-Funktionen im voreingerichteten sketch.manager vorgestellt. Diese können beim jeweiligen Nutzer variieren/abweichen. Die zahlreichen Einstellungsoptionen bieten viel Spielraum für individuelle Anpassungen.

Im Header (Menüpunkt Kunden) befinden sich 4 Buttons:

Kundentabelle  Es wird eine Kundeliste angezeigt. Diese Überblickstabelle kann man z.B. zum Überblick, zur Übermittlung nutzen oder in eine Exceltabelle kopieren. Die Darstellung in der Tabelle wird nach dem aktuellen Filterstand generiert, so kann man z.B. die Kunden der Priorität A in einer Liste darstellen (nach der Sortierung im entsprechenden Filter). 

Kundenliste verstecken Alle Kundeneinträge (Adressbuch) werden ausgeblendet und die Post its wandern nach unten, so dass man nur den ausgewählten Kunden sieht.  

Neu Ein neuer Kunde kann angelegt werden. Man wird zur Kundenmaske weitergeleitet.

Löschen Die Kundendaten (durch vorheriges Setzendes Häkchens beim entprechenden Kunden) werden gelöscht. Auch die Auswahl mehrerer Kundeneinträge ist möglich.

DSGVO Export  Wenn ein Kunde (laut DSGVO) seine gesamten Datenbestände anfordert, können diese mit einem Klick in einer Zip-Datei exportiert werden. Dazu den Kunden bzw. mehrere Kunden in der Kundenliste (Checkbox) markieren und anschließend auf DSGVO Export klicken.

Alle auswählen Mit einem Klick können alle Kunden markiert werden.

Mehrfach Editor Mit der Mehrfachauswahl können alle ( Alle auswählen) oder bestimmte Kunden (in der Kundenliste Checkbox mit Häkchen versehen) markiert werden. Anschließend öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem ausgewählte Werte - Aqukise Stand, Mitarbeiterzuweisung, Status, Typ, Priorität, Kategorie - bei allen Kundendatensätzen (der ausgewählten Kunden) mit einem Klick editiert werden können. Scheidet z. B. ein Mitarbeiter aus, kann man seine Kunden ( Filter) markieren und einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

mehrfachauswahl

Kundendetails

Wenn ein Kunde durch Anklicken ausgewählt wurde (grau hinterlegt = aktiv), werden auf der rechten Seite die Kundendetails angezeigt. Mit Hilfe der Quicklinks kann man mit einem Klick die wichtigsten Funktionen direkt aufrufen (Kunden bearbeiten, Dokument erstellen etc.).  

  • Stammdaten

Hier werden der Name, Firmenname, die Adresse, die Website (wenn vorhanden) sowie alle Kontaktdaten angezeigt. 

Durch Anklicken der Adresse wird diese in Google Maps geöffnet und eine Routenplanung ermöglicht
Die hinterlegte Website lässt sich mit einem Klick in einem neuen tab aufrufen

Die Mobil-/Festnetznummern sowie die E-Mail-Adresse lassen sich per Copy and Paste in die Ablage kopieren und beliebig weiter verwenden (der Button erscheint, sobald man mit der Maus über die entsprechenden Kontaktdaten hovert)

  • Weitere Kontakte

Zusätzlich zur Hauptadresse können weitere, alternative Adressbucheinträge angelegt werden, z. B. die Adresse einer Kontaktperson, weitere Ansprechpartner oder wenn die Abrechnung beispielsweise an eine andere Adresse verschickt werden soll.

Am einfachsten lassen sich zusätzliche Kontakte über den Quicklink Weitere Kontakte öffnen und editieren/erweitern. 

Per Klick geht ein Pop up-Fenster auf. Unter Eintrag hinzufügen können weitere Kontaktdaten hinterlegt werden. Es werden alle Angaben der Hauptanschrift (Stammdaten) übernommen und die editierten Felder mit dem neuen Eintrag überschrieben. Das hat den Vorteil, dass man nicht alle Felder erneut ausfüllen muss, wenn es sich z. B. nur um einen weiteren Ansprechpartner handelt und die Adresse dieselbe bleibt.

Wenn ein neues Dokument für einen Kunden erstellt wird ( Quicklink Dokument erstellen), kann man im Dropdown-Menü zwischen der Hauptadresse und den zusätzlich angelegten Adressen wählen.

Unter Eintrag hinzufügen kann man eine Standard-Rechnungsadresse festlegen (die von der Hauptanschrift abweicht), indem man unter Standard-Rechnungsadresse JA auswählt.

Die Adresse, die als Empfängeradresse für Rechnungen festgelegt wurde, wird als Rechnunganschrift markiert.

  • Profilbild (optional)

Auf Wunsch, kann ein Profilbild des Kunden hinterlegt werden, das in diesem Feld (sowie im Frontend, wenn der Kunde eingeloggt ist) erscheint. Wenn kein Profilbild hochgeladen wurde, werden die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens (des Kunden-/Firmennamens) angezeigt. 

  • Betreuer

In diesem Feld wird der Mitarbeiter ausgegeben, der den entsprechenden Kunden betreut. 

Neuen Kunden anlegen

Mit im Headermenü kann man einen neuen Kunden anlegen

Kundendaten

In dieser Maske werden alle Standard-Adressdaten des neuen Kunden hinterlegt.

Pflichtangaben sind mit * gekennzeichnet.

Das Kundennummer-Feld ist ausgegraut und nicht editierbar, da Kundennummern automatisch vergeben werden, sobald die Kategorie “Kunden” gewählt wird, also Rechnungen etc. verschickt werden sollen.

In der Regel ist die Kundenkategorie auf Akquise voreingestellt, wenn ein potentieller Kunde anfragt/Interesse an einer Dienstleistung/Produkt hat. 

Wenn der potenzielle Kunde das Angebot annimmt und eine Auftragsbestätigung vorliegt, sollte die Kundenkategorie auf Kunden umgestellt werden. Sobald die Einstellung erfolgt, wird auf den Kundenkreis zurückgegriffen und es wird automatisch die nächste freie Kundennummer vergeben, die dem Kunden eindeutig zugeordnet werden kann. 

Optionale Zusatzangaben können unter Wichtige Informationen eingetragen werden und erscheinen anschließend in der Kundenübersicht in der Sidebar unter Wichtige Informationen.

Unter Veröffentlichte Informationen können Einträge für den Kunden angelegt werden. Er sieht diese, sobald er sich im Frontend einloggt.

Basiseinstellungen

  • Kundenkategorie (*Pflichtfeld) 

Die Kundenkategorien sind vorkonfiguriert und erfüllen bestimmte Funktionen, können aber (durch uns) - je nach Einsatz und den jeweiligen Anforderungen - erweitert werden.

Kategorie Funktion
Akquise Es wird keine Kundennummer vergeben
Kunden Tatsächlicher Kundenstamm, also Auftraggeber, die über eine Kundennummer verfügen. Erst im Status Kunde können Nummern vergeben und Rechnungen erstellt werden
Lieferanten* kann verwendet werden, um eingehende Rechnungen über den sketch.manager zu verwalten
Mitarbeiter* kann verwendet werden, um Lohnabrechnungen innerhalb des Unternehmens zu verbuchen

 *Die Kategorien Lieferanten und Mitarbeiter sind nur in Verbindung mit dem Modul Buchhaltung verfügbar. 

  • Joomla-User

Dieses Feld ermöglicht eine Verknüpfung eines Joomla-Users mit dem CRM-Datensatz.

  • Kundenstatus 

Mit den Stati Aktiv/Inaktiv und Papierkorb kann man festlegen, ob ein Kunde aktuell Aufträge generiert (aktiv ist), oder danach filtern, welche Kunden gelöscht wurden (in den Papierkorb verschoben)

  • Betreuer (*Pflichtfeld)

In diesem Feld wird der Mitarbeiter ausgewählt, der den Kunden betreut.

  • Asana Mailing 

Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn die Asana-Schnittstelle aktiviert wurde.

Zusätzliche Asana-Schnittstelle integrieren unter Einstellungen (Konfiguration) Globale Einstellungen > Asana  > Asana-Schnittstelle benutzen?  > Ja  > a-Button erscheint.

Wenn Sie Asana in Verbindung mit dem sketch.manager nutzen, wird hier die jeweilige E-Mail-Adresse eingetragen.

  • Kunden-Priorität 

Die Kunden-Priorität (z. B. A-D) gibt Aufschluss über die Relevanz und den Stellenwert eines Kunden (z. B. Höhe des Umsatzes, Größe des Projekts, wichtiger Geschäftspartner). Unter können die Farben für die entsprechende Priorität frei gewählt werden und die Einteilung von A-D kann bei Bedarf beliebig erweitert werden. 

  • Akquise-Stand 

Mit dem dem Akquise-Stand legt man fest, in welchem Bearbeitungsstatus sich das Projekt eines Kunde gerade befindet, z. B.:

unbelegt (wenn der potenzielle Kunde/Kunde noch keinem Mitarbeiter zugeordnet wurde)
in Bearbeitung (der Auftrag/Projekt befindet sich in Bearbeitung)
wichtig/dringend (ein Auftrag/Projekt ist wichtig oder muss dringend bearbeitet werden)
erledigt (der aktuelle Auftrag/Projekt ist abgeschlossen)

  • Kunden-Typ 

Beim Kunden-Typ unterscheidet man in erster Linie zwischen Privatkunden und Geschäftskunden mit Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-ID). Darüber hinaus kann man den Kunden z. B. als Geschäftspartner, Verein oder nur als Kontakt anlegen.

  • Schlagwörter

In diesem Feld kann man einem Kunden bestimmte Tags zuweisen. Tags können zur Klassifikation der Kunden genutzt und individuell nach den jeweiligen Anforderungen vergeben und erweitert werden. Sie dienen einer individuellen Filterung bestimmter Kunden (z. B. kann ein Webdienstleister das Tag Wartung nutzen, um gezielt nach Kunden mit Wartungsvertrag zu suchen).
Schlagwörter können aus der Liste der bereits vorhandenen Schlagwörter ausgewählt werden. Wenn man ein neues Schlagwort anlegen möchte, gibt man es ein und bestätigt mit Enter.

  • Rechnungssprache

Hier kann man einstellen, in welcher Sprache das Dokument für den entsprechenden Kunden angelegt werden soll (die gewünschten Sprachen werden bei der Vorkonfiguration - in Absprache mit dem Kunden - festgelegt und sind erweiterbar). 

Abrechnungsdaten

  • Umsatzsteuer ID/Steuernummer

In diesem Feld kann die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-ID) eingetragen werden. Diese wird auf den Kundenrechnungen automatisch vermerkt.

  • Steuerregelung (nur für Ausgangsrechnungen)

Hier kann eingestellt werden, ob Kunden Ihren Sitz im Inland, EU Ausland (Reverse Charge)/Ausland oder Drittland haben und welche Umsatzsteuer-Regelung angewandt werden soll. Diese Angabe steuert die Verrechnungs-Ausgabe in der Rechnung.

Die übrigen Felder sind relevant bzw. entsprechend auszufüllen, wenn das Modul Buchhaltung verwendet wird.

  • Lieferantennummer 

Rabatt in %

Es ist möglich eine Grundrabattierung für einen bestimmten Kunden festzulegen.

rabatt in prozent

Dieser Rabatt wird anschließend automatisch in allen Aufträgen für den entsprechenden Kunden ( Dokument erstellen) verrechnet. Die Verrechnung des Rabatts erfolgt nach dem Speichern und wird unter Neuer Gesamtpreis (= Gesamtpreis nach Abzug des Rabatts) und Rabattiert (= Gesamtrabatt) angezeigt. 

Im Rahmen der Ersteinrichtung oder zu einem späteren Zeitpunkt kann - je nach Bedarf - ein globaler Rabatt für eine bestimmte Kundengruppen (= Kategorie) von uns angelegt werden, z. B. 10% für Mitarbeiter oder 5% für Züchter (bei einem Onlineshop für Tierbedarf).
Wenn man einem bestimmten Kunden aus der Kundenkategorie die globale Rabattierung nicht gewähren möchte, trägt man im Feld Rabatt in % eine 0 ein. Somit greift der Rabatt nicht beim entsprechenden Kunden, bleibt aber weiterhin bei allen anderen Kunden aus der Kundenkategorie erhalten.
Zusätzlich kann man im Dokument (für einen Kunden) einstellen, ob ein bestimmtes Produkt rabattierbar sein soll oder nicht.

rabatt in auftragDie korrekte Endsumme abzüglich des Rabatts ist anschließend im Dokument (in der Auftragsansicht) verzeichnet und bereit zum Verschicken an den Kunden.

rabatt in dokument

 

  • Netto-Umsatz Startbetrag (wenn bereits ein Startbetrag besteht und im Dokument vermerkt werden soll)

  • Brutto-Umsatz Startbetrag (wenn bereits ein Startbetrag besteht und im Dokument vermerkt werden soll)