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Das sketch.crm ist ein Kundenverwaltungssystem für Joomla, das direkt in die Website integriert werden kann. Wir haben das das CRM entwickelt, um flexibel mit verschiedenen Schnittstellen (Asana, Datev, PDF-Rechnungen uvm) arbeiten zu können.

CRM steht für "Custom Relationship Management" und ist ein System, mit dem Kundendaten verwaltet werden können. Neben der Kundenverwaltung bietet das Tool auch die Möglichkeit des Produktmanagements sowie der Dokument- und Zeitverwaltung. Durch die personalisierte und gezielte Gestaltung aller Beziehungen und Interaktionen können die Abläufe innerhalb eines Unternehmens optimiert werden.

Nicht nur im Hinblick auf die Kundenpflege kann eine Effizienzsteigerung erzielt werden. Auch für die Mitarbeiter bietet das System viele Vorteile. Durch eine Individualprogrammierung kann das sketch.crm an spezielle Wünsche und Vorgaben angepasst werden.

sketch.crm Funktionen

  • Übersichtsseite (Alles auf einen Blick - siehe oben)
  • Kundenmanagement
  • Produktmanagement
  • Dokumentverwaltung
  • Zeitmanagement
  • Optionen (Erweiterungen auf Kundenwunsch möglich)

Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite lassen sich die einzelnen sketch.crm-Funktionen verwalten.

kontrollzentrum sketch.media administration

Kundenmanagement

Durch die problemlose Erfassung und Organisation aller Kundendaten wird eine fortlaufende Kontaktpflege sichergestellt. Neben dem Vorteil der übersichtlichen und stets aktuellen Kundendatenbank bietet das Tool auch eine Schnittstelle für Newsletter. Zusätzlich gibt es die Option, direkt im CRM Asana-Tasks zu erstellen.

Kunden anlegen und bearbeiten

Kunden können entweder direkt von der Übersichtsseite aus über den Button "Neuer Kunde" (#1) oder innerhalb der Kundenliste über den Button "Neu" (#2) angelegt werden.

#1

neuer kunde 2

#2

kunde anlegen 1

Es stehen Standardangaben, wie Firma, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, zur Verfügung. Weiterhin ist es möglich, die Priorität des Kundenstatus einzustufen, den Kundentyp festzulegen und den Akquise-Stand (Bearbeitungsstand) anzugeben.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Kunden direkt in den Newsletter-Verteiler einzutragen.

newsletter

Für eine leichtere Organisation können Verträge und Abrechnungsdaten angelegt werden. Das vereinfacht die Verwaltung, da alle Dokumente an einem Ort erfasst und archiviert werden. Außerdem ist es möglich, den Aufwand für die Rechnungserstellung zu reduzieren, da alle Arbeitsstunden direkt beim entsprechenden Kunden eingetragen und bei Bedarf summiert werden können.

Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite der Kundenliste befindet sich eine Aufreihung, die einen einfachen Zugriff auf die Kundendaten ermöglicht. Nachdem ein Kunde ausgewählt wurde, erscheinen die Kundendetails, wichtige Informationen, Notizen und die letzten Aktivitäten. So kann man sich einen kurzen Überblick verschaffen und sich über den aktuellen Stand eines Kunden informieren. In der Option "Dokumentation" kann man Notizen, wie Telefonate und Meetings, auf ein bestimmtes Datum legen. Diese erscheinen anschließend sofort auf der Übersichtsseite als Notiz.

notizen

Von dort aus gelangt man über die Quicklinks zu den Bereichen: Kunden bearbeiten, Asana Task, Dokument erstellen, Zeitdoku, Anschreiben und Zugangsdaten.

quicklinks

Unter "Dokument erstellen" können Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften direkt erstellt und verwaltet werden.

Das Besondere am sketch.crm ist die Möglichkeit, Asana Tasks zu erstellen. Durch die Verknüpfung mit Asana können Aufgaben bzw. tasks, die während der Bearbeitung der Kundendaten entstehen, direkt erstellt, auf ein Bearbeitungsdatum gelegt und Mitarbeitern zugeordnet werden. Diese Option vereinfacht die Organisation im Umgang mit Kunden sowie die Strukturierung innerhalb der eigenen Firma.

asana task

Produktmanagement

Im Produktmanagement können verschiedene Produkte und Leistungen katalogisiert werden. Dadurch wird stets Aktualität und Transparenz der Produktpalette gewährleistet.

Neue Produkte können durch die einfache Handhabung im sketch.crm schnell erstellt werden. Zum Anlegen eines neuen Produkts klickt man entweder direkt auf der Übersichtsseite auf "Neues Produkt" (#1) oder auf den Button "Neu" (#2) innerhalb der Produktliste.

#1

produkt anlegen 2

#2

produkt anlegen 1

Jedes Produkt erhält eine Produktnummer, kann einer Produktkategorie zugeordnet und mit einem Produktstatus versehen werden. Außerdem kann die Standard-Einheit, der Standard-Preis und die Standard-Menge festgelegt werden. Darüber hinaus wird hier vermerkt, ob es sich um einen Durchlaufposten handelt und welche Kostenstelle verwendet wird.

Für einen schnellen Zugriff auf bestimmte Produkte gibt es eine Filterfunktion. Hier kann nach Dokumentart und Status gesucht werden. Das erspart Zeit beim  Auffinden eines bestimmten Produkts.

produkt filter

Die angelegten Produkte können anschließend direkt bei der Rechnungserstellung unter dem Punkt Kundenliste -> Dokument erstellen -> Abrechnungsdaten ausgewählt werden.

rechnungsansicht 2

Dokumentverwaltung

Die Auflistung der Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote und des Schriftverkehrs befindet sich in der Dokumentverwaltung.

In der Übersichtszeile ist die Anzahl der offenen Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, die Summe der Angebote etc. sowie der Umsatz (Monat, Vormonat, aktuelles und vorheriges Jahr) vermerkt.

angebote 1

umsatz

Die Darstellung der Dokumentliste erfolgt dann nach Status, Dokumentnummer, Kundennummer, Firma, Datum, Netto, Brutto und Aktionen.

dokumentliste

Durch den Schnellzugriff hat man die Option, mit nur einem Klick PDFs für E-Mails, die Buchhaltung oder den Druck zu erstellen, das Dokument als Prozess darzustellen oder ein neues Dokument anzulegen.

dokumente schnellzugriff

Um ohne langes Scrollen Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu erlangen, kann auch hier die Filterfunktion benutzt werden. Die Dokumente können nach der Dokumentart, dem Status (versteckt oder öffentlich), dem Author (Bearbeiter) und dem Vorgang (offene, aktuelle und archivierte Forderungen, Buchhaltung) gefiltert werden. Die Filterfunktion verhindert ein langes Suchen und ermöglicht eine rasche Bearbeitung des Dokuments. Durch den Schnellzugriff kann das Dokument auch als PDF für E-Mail, Buchhaltung und Druck dargestellt werden.

filter

Die vollständige und ordentliche Auflistung der Dokumente erleichtert die Arbeitsabläufe innerhalb eines Betriebes und steigert die Effizienz der Mitarbeiter.

Zeitmanagement

Das Zeitmanagement dient der einfachen und schnellen Zeiterfassung. Hier können die Arbeitsstunden der Mitarbeiter eingetragen werden. Die obligatorische Auswahl der Arbeitszeit, die man für die Firma oder einen Kunden aufgewendet hat, hat den Vorteil, dass die für einen Kunden in Anspruch genommene Arbeitszeit gleichzeitig auch im Kundenprofil vermerkt wird. Mit Hilfe dieser Funktion muss die Arbeitszeit nicht mehrfach eingetragen werden und wird gleich der Firma bzw. einem bestimmten Kunden zugeordnet.