Die Verwaltungssoftware für Vereine & Verbände
Was ist die Ausgangslage?
Ein Verein ist eine Gemeinschaft von Personen, die sich freiwillig und auf Basis gemeinsamer Interessen & Ziele zusammenschließen, sei es Bildung, Sport, Kultur oder soziale Aktivitäten/gemeinnütziger Zwecke.
Jeder Verein hat eine klare Organisation mit einem Vorstand oder Führungsgremien. Wie bei jedem Gemeinschaftsprojekt gibt es Regeln bezüglich der Mitgliedschaft, Pflichten, Entscheidungsprozesse etc.
All das muss in der Vereins- & Verbandsverwaltung abgebildet werden.
"Ein Verein vereint" - Der Connect-Gedanke
Die meisten Verwaltungsprogramme erledigen das, was intern anfällt: Mitgliederlisten, Beitragsabrechnung, Dokumentenablage.
Doch oft endet die Digitalisierung genau dort – beim Verein, nicht beim Mitglied.
sketch.connect setzt genau da an, wo andere aufhören und bringt Verwaltung, Kommunikation und Mitgliederbindung auf einen Nenner.
Alles digital, alles an einem Ort – vom Vorstand bis zur Basis.
Dank offener Schnittstellen lassen sich bestehende Systeme nahtlos anbinden. So entsteht eine ganzheitliche Lösung, die nicht nur organisiert, sondern Menschen verbindet.
Ein Verein ist in erster Linie ein Ort der Gemeinschaft & des Austausches.
Es gibt eine Vielzahl & Vielfalt von Funktionen und Mitgliedern, ...
die sich in Projekten, Aktivitäten und Entscheidungsprozessen des Vereins engagieren oder den Verein finanziell durch ihre Mitgliedschaft unterstützen:
von Aktiven bis Passiven bis über Vorstandsmitgliedern, Ehrenmitglieder, Fördermitglieder, Jugendmitglieder (die nicht volljährig sind) etc.
Die Verwaltung & Kommunikation mit einer so vielfältigen Mitgliederbasis kann eine Herausforderung sein, aber sie bietet auch die Möglichkeit, eine breite Palette von Ideen und Perspektiven zu nutzen, um den Verein voranzubringen.
Daher wird bei sketch.connect - im Unterschied zu "herkömmlichen Verwaltung-Softwares" - nicht nur die internen Abläufe abgebildet, sondern auch der direkte Austausch mit und unter den Vereinsmitgliedern ermöglicht.
Verwaltungsoftware - Was Vereine wirklich brauchen
Probleme aus der Praxis & wie man sie lösen kann
Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit Vereinen im Bereich der Vereinsverwaltung haben wir ein Verständnis für die Anforderungen & Herausforderungen von Vereinen entwickelt.
PROBLEM: Organisatorische Herausforderungen & Zeitmanagement
- Unübersichtliche Mitgliederverwaltung & fehleranfällige Prozesse
Die manuelle Erfassung & Verwaltung von Mitgliederdaten, Aktivitäten und Informationen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Wichtige Informationen gehen leicht verloren und beeinträchtigen die Organisation und Effizienz des Vereins. Ganz zu schweigen von den Zusatzkosten, die daraus entstehen. - Koordination von Veranstaltungen, Workshops, Projekten, Lizenzen uvm.
Die Planung & Durchführung von verschiedenen Vereinsaktivitäten erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um Engpässe zu vermeiden, den Überblick zu behalten und die Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. - Zeitintensive Kommunikation & Koordination mit/unter den Mitgliedern:
die Kommunikation & Koordination mit den Mitgliedern durch E-Mails, Telefonate oder postalische Korrespondenz erfordert viel Aufwand. Das Fehlen einer klaren Dokumentation und das damit verbundene Chaos machen die Situation zusätzlich kompliziert. - Wachstums- & Veränderungsmanagement:
Vor allem bei größeren Vereinen oder beim Übergang von einem kleinen Verein zu einem größeren bringt viele neue Herausforderungen bei der Verwaltung, Kommunikation & Organisation mit sich.
LÖSUNG: Integriertes Mitgliederportal
- Mitgliederprofile erstellen & alle relevanten Informationen an einem Ort speichern:
Das ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung und einen schnellen Zugriff auf Mitgliederinformationen.
Suche & Filtere Mitglieder, Adressen, Notizen, Projekte, Dokumente, Trainer-Lizenzen, Veranstaltungen uvm. - Automatisiertes Mailing & individuelle Vorlagen
Verschicke (personalisierte) E-Mails & Dokumente direkt aus der Software. - Zeitersparnis durch automatische Prozesse
Automatisiere wiederkehrenden Aufgaben, nutze z. B. die automatische Verlängerung der Mitgliedschaften uvm.
- Ein direkter Kommunikationskanal mit/für die Mitglieder & schnelle Problembehebung
Das verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern fördert auch den Aufbau von langfristigen Beziehungen zu Mitgliedern, Sponsoren & Partnern. - Transparenz & Zugänglichkeit
Mitglieder haben Zugriff auf ihre Informationen.
Sie können selbst wichtige Informationen anpassen, Statusänderungen auslösen, ihre Daten einsehen, Dokumente herunterladen und direkt mit dem Verein kommunizieren. - Erstellung von Tasks & Tickets
Verfolge Anfragen & Aufgaben und tausche Dokumente aus.
LÖSUNG: Veranstaltungsmanagement
- Effiziente Planung & Verwaltung von Vereinsveranstaltungen und einfache Registrierung
Organisiert Vereinsveranstaltungen (inklusive Tagesplänen) & verwaltet die Event-Anmeldungen & Zahlungen (inklusive Storno-Regularien) - Generiere Teilnahme-Zertifikate & Besucherlisten
Download von Teilnahme-Zertifikaten & Nachweisen (im Mitgliederportal) - Immer parat: QR-Code als Eintrittskarte
- Interaktiver Live-Chat für Teilnehmer
Kommunikationsmöglichkeiten vor und während der Veranstaltung (z. B. zu Fahrgemeinschaften)
Veranstaltungen | Funktionen & Optionen
Veranstaltungsarten
- interne
- externe
- für Besucher zugängliche
- kostenlos
- kostenpflichtig nur für Besucher oder alle
- Unterveranstaltungen
- Dozenten-Verwaltung
Grundfunktionen
- Wartelisten
- Storno
- Fristen (Anmeldung, Storno, …)
- Freitext-Bedingungen
- Mehrfachpreise
- Verschlagwortung
- Kategorisierung
- Downloads
Schnittstellen
- DATEV
- CRM | ERP Systeme
- Check-in Systeme
- Paypal, SEPA
- Weitere auf Anfrage
Veranstaltungen | Lerneinheiten
- Erfassung der Lerneinheiten
manuell oder automatisiert über unser Check-In System - Summenbildung der Lerneinheiten
Laufzeit der aktiven Lizenz und Laufzeit der Mitgliedschaft - Verlängerung der Lizenz
Nach Erreichen der festgelegten Lerneinheiten automatisiert oder manuell möglich - Rücksetzung der Lerneinheiten nach Verlängerung
Check-In-System
- Scan per Mitgliedskarte oder QR-Code (am Handy oder direkt am Einlass)
- Erfassung von An- & Abwesenheit
- Aufteilen eines Events in mehrere Teil-Events (z. B. Montag Theorie, Montag Praxis)
- Storno-Gebühren (no-show fee)
- Event-Abschluss mit Erfassen von partiellen oder gesamten Lerneinheiten (je nach Toleranz)
- Erfassen von Erreichen der Lerneinheiten & Mitteilung per E-Mail
PROBLEM: Herausforderung bei der Buchhaltung & Finanzen
Die Verwaltung der Finanzen, Buchhaltung & Budgetierung erfordert Präzision und Transparenz
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Mitgliedschaften & Beiträgen
Die Mitgliedschaftsverwaltung und die Verfolgung von Beitragszahlungen können komplex sein, insbesondere bei Veranstaltungen und wenn besonders viele Mitglieder beteiligt sind - Rechtliche Anforderungen erfüllen
Rechtliche Vorschriften, einschließlich steuerlicher Bestimmungen, und Datenschutz sind komplex und müssen eingehalten werden, was heutzutage Vereine & Verbände vor erhebliche Herausforderungen stellt - Mangelnde Transparenz
Mitgliederaktivitäten & Vereinsfinanzen müssen transparent bleiben, um das Vertrauen der Mitglieder nicht zu beeinträchtigen
LÖSUNG: Finanzmanagement - Ressourcen des Vereins optimal nutzen
- Übersichtliche Beitragsverwaltung
Verschaffe dir einen Überblick über den aktuellen Umsatz & offene Posten.
Erfasse Positionen für die unterschiedlichen Veranstaltungsgebühren
Veranstaltungen: Festlegen von Teilnahmegebühren & sichere Abrechnung - Lastschrifteinzüge/SEPA-Mandate
- Automatische Erinnerungen & Finanzberichte zur Budgetierung
Verfolge Mitgliedschaftsbeiträge, Lizenzkosten &Spenden - Rückblick & Analyse
Lass dir Berichte zur Bewertung der Vereinsleistung & Veranstaltungen anzeigen - Minimierung menschlicher Fehler
und die daraus resultierende Zusatzkosten - Organisation von Mitarbeitenden
Arbeite mit einer strukturierten Aufgabenverwaltung & transparenten Buchhaltung - Mitarbeiter-App zur Zeiterfassung
Einfache Erfassung von Arbeitszeit & Projekten
Weitere Zusatz-Funktionen (nach Wunsch/Bedarf)
- Integrierter Mini Shop
z. B. Bestellung von Vereinskleidung - Individuelle Anpassung & Personalisierung
Gerne besprechen wir Lösungen für weitere spezifischen Bedürfnisse Eures Vereins
Zusammenfassung: mit sketch.connect verwandelt Ihr Euren Verein in eine lebendige Gemeinschaft
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Zielgerichtet & zeitsparend:
Diese Lösungen helfen, die organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und die Effizienz der Vereinsverwaltung zu steigern. -
Plattform bietet vielfältige Schnittstellen zwischen Mitgliedern & Verein
Umfangreiche Funktionen für eine interaktive Mitgliedererfahrung.
Noch Wünsche offen?
Wir programmieren auch individuelle Funktionen und Erweiterungen - speziell für die Anforderungen Eures Vereins.
0176 476 246 69
