Der größte Fehler bei der CRM-Einführung
und wie du ihn in 5 Schritten vermeidest
Hast du dich schon mal gefragt, warum manche Digitalisierungsprojekte den Arbeitsalltag leichter machen – und andere nur für mehr Chaos sorgen?
In der Welt der Digitalisierung geht es schon längst nicht mehr nur um die neuesten Technologien. Vielmehr zählt, dass sie so eingesetzt werden, dass sie den Arbeitsalltag wirklich erleichtern und Prozesse schlank machen.
Ein zentrales Element in dieser digitalen Landschaft ist das ERP (Enterprise Resource Planning = Softwarelösung, um Geschäftsprozesse zu steuern und zu optimieren) bzw. CRM (Customer Relationship Management = Softwarelösung zur Pflege und Verwaltung von Kundenbeziehungen).
Aber, Vorsicht!
Lass uns ehrlich sein: Ein CRM-System kann noch so fortschrittlich sein und hübsch aussehen – wenn die Prozesse dahinter nicht klar definiert sind, wird es nie sein volles Potenzial entfalten.
Stell dir z. B. den Bau eines Hauses vor: Ohne solides Fundament bleibt das schönste Gebäude instabil.
Genau deswegen startet jedes erfolgreiche Digitalisierungsprojekt mit einer (präzisen) Definition aller Prozesse in deinem Unternehmen – bevor wir auch nur ans Customizing denken. Ohne eine fundierte Grundlage wird ein noch so innovatives ERP/CRM-System seine Wirkung verfehlen, wenn es sich nicht an deine Arbeitsprozesse anpasst.
Warum das so wichtig ist und welche 5 Schritte wir dabei beachten, erfährst du hier.
5 Schritte zu einem CRM/ERP, das dein Business wirklich braucht und voranbringt.
1. Alles auf Anfang - Datenfluss verstehen
Bevor wir ein Projekt mit sketch.connect starten, werfen wir erst mal einen genauen Blick auf deine Datenquellen.
Woher fließen die Daten eigentlich in dein System?
In modernen Unternehmen stammen Daten aus einer Vielzahl an Kanälen – von Social Media und Webseiten über Events bis hin zu externen Partnern.
Ohne klare Zuordnung wird das schnell chaotisch. Darum definieren wir am Anfang genau, welche Datenquellen wie zusammenarbeiten.
So legen wir den Grundstein für einen durchdachten Datenfluss. Diese Struktur ist essenziell für den späteren Einsatz des ERP-/CRM-Systems und sorgt dafür, dass am Ende alles sauber und konsistent läuft.
2. CRM ist ein Teamsport - Alle Abteilungen ins Boot holen
Ein CRM-System betrifft nicht nur den Vertrieb. Es zieht sich durch das gesamte Unternehmen, von der Marketingabteilung bis hin zum Kundenservice.
Das Ziel?
Ein gemeinsames Verständnis darüber, wann welche Daten gesammelt werden und wie diese später im CRM abgebildet sind.
Hier legen wir gemeinsam fest, wer z. B. den ersten Kontakt übernimmt, wie ein Kunde durch das System geführt wird und wann ein Datensatz als „vollständig“ gilt.
Diese abteilungsübergreifende Abstimmung sorgt dafür, dass Missverständnisse vermieden werden und alle Hand in Hand arbeiten.
3. Struktur durch Statusfelder - Alle Projekte auf einen Blick
Ein zentrales Thema bei der Prozessdefinition sind Statusfelder.
Sie geben an, wo ein Kunde oder Lead gerade steht und welcher nächste Schritt im Vertriebsprozess nötig ist.
Klare Statusfelder vermeiden Verwirrung und sorgen dafür, dass auf einen Blick klar ist, in welcher Phase sich ein Kunde befindet – ohne Fragezeichen und ohne Nachfragen.
Mit einheitlich definierten Statusfeldern weißt du auf Knopfdruck, was als Nächstes passiert . So bleiben wichtige Informationen immer im Blick, und dein Vertriebsteam kann gezielter und schneller handeln.
Die Einführung eines CRM-Systems bedeutet also auch, jedem Prozessschritt eindeutige Regeln zu geben – für eine Struktur, die den Vertriebsprozess wirklich unterstützt und vereinfacht.
4. Roadmap zum Erfolg - Von der Grafik zur Strategie
Wenn wir mit sketch.connect arbeiten, erstellen wir nach der Definition von Datenquellen, Abteilungszuständigkeiten und Statusfeldern ein visuelles „Prozessbild“.. Dieses Bild ist mehr als nur eine Grafik – es ist eine Roadmap, die sämtliche Abläufe und Datenströme im Vertrieb und in anderen Abteilungen transparent darstellt.
Dadurch sehen wir schon vor der technischen Umsetzung, wo Optimierungsbedarf besteht, und können erste Anpassungen erkennen.
Dieses Prozessbild bildet das Fundament für das anschließende Customizing.
So wird bereits in der Planungsphase klar, was das CRM-System am Ende wirklich können muss und welche Features tatsächlich gebraucht werden.
5. Customizing als letzter Schritt - ohne unnötigen Schnickschnack
Nachdem alle Prozesse klar definiert und dokumentiert sind, beginnt die eigentliche technische Umsetzung.
Das Customizing – also die Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens.
Warum erst jetzt?
Weil du damit sicherstellst, dass nur die Funktionen integriert werden, die du wirklich brauchst und keine unnötigen Spielereien.
Ist man alle Schritte durchlaufen, ist nicht mehr ein Ratespiel, sondern gezielte und bedarfsorientierte Maßnahmen.
Das spart am Ende nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da überflüssige Features vermieden werden und das System exakt auf die realen Anforderungen abgestimmt ist.
Durch die gründliche Vorarbeit ist das CRM-System dann kein "Fremdkörper" im Unternehmen, sondern ein Werkzeug, das den Arbeitsalltag unterstützt.
Die Investition in eine fundierte Prozessdefinition zahlt sich hier doppelt aus:
Sie sorgt für Klarheit und Struktur im Arbeitsprozess und macht die Digitalisierung greifbar & umsetzbar.
Fazit: Vom Tool zur treibenden Kraft - Was ein gutes CRM wirklich ausmacht
Digitalisierung ist mehr als Technik.
Ein CRM-System einzuführen, bedeutet nicht nur, eine Software zu installieren.
Es bedeutet, die internen Prozesse zu verstehen und so zu strukturieren, dass die Digitalisierung tatsächlich greift.
Die Investition in eine gründliche Prozessdefinition zahlt sich aus..
Denn so entsteht ein CRM-System, das sich an dein Unternehmen anpasst und deinen Arbeitsalltag nachhaltig vereinfacht.
Ein klar definiertes Prozessbild und gezieltes Customizing ermöglichen es, ein CRM-System zu schaffen, das nicht nur Daten speichert, sondern aktiv zur Zielerreichung im Unternehmen beiträgt.
