FAQs - Vereinssoftware |CRM

In sketch.connect gibt es drei Kontotypen, die je nach Rolle im Verein vergeben werden:

• Kunde / Mitglied – das Konto für reguläre Vereinsmitglieder
• Kontakt – eine Person innerhalb eines bestehenden Kundenkontos, z. B. ein weiterer Ansprechpartner
• Mitarbeiter – für Personen, die das System verwalten oder im Backend arbeiten

Bevor Konten angelegt werden können, müssen ein paar Grundeinstellungen vorgenommen werden:

• Einstellungen → Globale Einstellungen → Tab Kunden → Standardverhalten bei Kunden die Option Kundenkonto nutzen → auf Ja stellen
• Es müssen die API-URL, und, entweder die direkte App-URL (empfohlen) bzw. der Link zur Website eingetragen sein.
  Das wird in der Regel von uns vorab eingerichtet.

Die Nutzung von sketch.connect als Portal ermöglicht einen direkten Austausch zwischen dem User (Mitglied / Kunde) und euch (Verein / Verband / Unternehmen).

Das kann - je nach Anwendungsfall und Konfiguration – folgende Funktionen beinhalten:

• Kundendaten editieren
• Dokument (z. B. Rechnung, Teilnahmebescheinigung, Spendenquittung) einsehen und herunterladen
• Anfragen über ein Ticket-System. Innerhalb eines Tickets kann man Kommentare hinterlassen (vergleichbar mit einem Chat) und den aktuellen Bearbeitungsstand verfolgen
• u. v. m.

 Um sketch.connect als Portal für Kunden / Mitglieder zu nutzen, muss der Kontakt "aktiviert" werden.

• Zur Freischaltung eines Zugangs wird der angelegte Kontakt öffnen → auf Kundenkonto aktivieren klicken
• Das System verschickt daraufhin automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten an die hinterlegte E-Mail-Adresse
• Eine Aktivierung kann ebenso für einzelne Kontakte innerhalb eines bestehenden Kontos vorgenommen werden → Account erstellen

Wichtig: Es kann nur eine E-Mail-Adresse pro Zugang verwendet werden!

Pro Zugang kann nur eine E-Mail-Adresse verwendet werden.

Zugang = Nutzung des Portals / Login-Bereichs (durch vorherige Aktivierung) > siehe Wie aktiviere ich den Zugang zum Portal?

Jedem aktiven Kundenkonto UND jedem aktiven Kontakt innerhalb eines Kundenkontos muss eine E-Mail-Adresse zugeordnet werden.
Sollen Konten zusammengeführt oder eine E-Mail-Adresse geändert werden, müssen doppelt angelegte Konten/E-Mail-Adressen im Vorfeld geprüft und gelöscht werden.
Das ist notwendig, um eine eindeutige Zuordnung im System zu gewährleisten.

So geht man vor:

1. Prüfen, ob die gewünschte E-Mail-Adresse bereits einem anderen Konto zugeordnet ist.
2. Falls ja: Die Adresse zunächst aus dem bestehenden Konto löschen.
3. Anschließend die Zusammenführung oder Änderung wie gewünscht vornehmen.

Mandatserteilung durch den User (Frontend)

Ein SEPA-Lastschriftmandat wird direkt durch das Mitglied oder den Kunden über die Website bzw. die App angestoßen.

• Auslöser: Je nach Konfiguration von sketch.connect erfolgt das beispielsweise beim Ausfüllen eines Mitgliedsantrags, bei der verbindlichen Buchung einer Veranstaltung u.v.m.
• Prozess: Der User gibt seine Bankverbindung (IBAN/BIC etc.) ein und autorisiert den Verein oder das Unternehmen zum Einzug der fälligen Beträge.

Konfiguration im Backend (sketch.connect)

Damit SEPA-Lastschriften verarbeitet werden können, müssen die entsprechenden Rahmenbedingungen im Administrationsbereich hinterlegt sein.

• Pfad: Einstellungen (Buchhaltung) →  Bankkonten hinterlegen
• Bankkonten hinterlegen: Hier trägt man die Daten des Bankkontos ein, das für den Einzug verwendet werden soll.
• Gläubiger-Identifikationsnummer: Man hinterlegt die eigene Gläubiger-ID, damit die Lastschriften bankseitig korrekt zugeordnet werden können.
• Checkbox (Inhalt individuell anpassbar): Um die rechtliche Gültigkeit des Mandats sicherzustellen, kann eine Bestätigung durch den User eingeholt werden. Erst nach dem Anhaken der Box kann der Vorgang (z. B. die Anmeldung oder Buchung) erfolgreich abgeschlossen werden. 

Beim Kopieren eines Dokuments wird automatisch die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis vergeben. So wird sichergestellt, dass jede Rechnung ein Unikat bleibt. Missbrauch oder die doppelte Verwendung identischer Rechnungsnummern werden dadurch verhindert.

Nein. Sobald eine Rechnung als versendet markiert wurde, kann und sollte sie nicht mehr geändert werden.
Das Dokument gilt ab diesem Zeitpunkt als final und manipulationssicher.
Um Korrekturen oder Änderungen vorzunehmen, wird die Rechnung storniert und ein neues Dokument erstellt. So bleibt die Buchführung für die Kassenprüfung lückenlos nachvollziehbar.

Eine detaillierte Übersicht zu folgenden Anwendungsbeispielen:

• Neue Adresse anlegen
• Rechnung kopieren und neue verschicken
• Rechnung stornieren
• Teilnahme an Veranstaltung stornieren im Adminbereich
• Teilnahme an Veranstaltung via Einloggen als User

Zur Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hinweis: die Einstellungen der Zugriffsrechte beim Mitarbeiter haben immer Vorrang und überschreiben die festgelegten Zugriffsrechte in der Kategorie!

Die Steuerung der Zugriffsrechte erfolgt im System auf zwei Ebenen:

Die übergeordnete Ebene (Kategorien)

Pfad: Personal → Einstellungen → Kategorien verwalten → über + neue Kategorie anlegen

Hier legt man das Grundgerüst fest. Anstatt jedem Mitarbeiter einzeln Rechte zuzuweisen, definiert man Rollen (z. B. „Geschäftsführer“, „Praktikum“, „Buchhaltung“).

• Zweck: Festlegung von Standard-Berechtigungen für Funktionsgruppen.
• Logik: Alle Mitarbeiter, die dieser Kategorie zugeordnet werden, erben automatisch die dort hinterlegten Rechte (z. B. Sichtbarkeit von Modulen, Schreib- oder Löschrechte).
• Vorteil: Änderungen an einer Kategorie wirken sich sofort auf alle zugewiesenen Mitarbeiter aus.

Die individuelle Ebene (Mitarbeiter-Ebene)

Pfad: Personal → Mitarbeiter (entsprechenden Mitarbeiter wählen) → Im Tab Zugriffsrechte einstellen

Hier findet die Feinjustierung für die einzelne Person statt.

• Zweck: Spezifische Anpassung oder Einschränkung der Rechte, die über die Kategorie hinausgehen.
• Logik: Man kann hier festlegen, welche Zugriffsrechte ein bestimmter Mitarbeiter erhalten soll.
• Besonderheit: Individuelle Einstellungen überschreiben im Zweifelsfall die allgemeinen Kategorie-Vorgaben für diesen einen Nutzer.

Eine detaillierte Übersicht zu folgenden Anwendungsbeispielen:

• Ich habe bereits eine Kategorie mit festen Zugriffsrechten definiert und lege nun einen neuen Mitarbeiter in dieser Kategorie an
• Ich habe bereits Mitarbeiter in einer Kategorie und passe im Nachhinein die Zugriffsrechte in dieser Kategorie an
• Ich teile einen Mitarbeiter einer anderen Kategorie zu

Zur Schritt-für-Schritt-Anleitung