sketch.manager - einfache Kundenverwaltung mit unserem CRM-System

Was mich in diesem Beitrag erwartet

• CRM - Was ist das?
• Brauche ich ein CRM? - The uncomfortable truth
• Unser sketch.manager - Ein Tool für die gesamte Unternehmensabwicklung
• sketch.manager - Funktionen
• Den sketch.manager testen - unsere Testplattform
• Überzeugt? - Kontakt aufnehmen

Für alle, die es nicht wissen, kommt hier eine kurze Einführung:
(Alle anderen, die sich gerade an den Kopf fassen und sich fragen, warum wir bei Adam und Eva anfangen, bitte einfach zum nächsten Punkt springen ...) 
CRM steht für "Custom Relationship Management". Als CRM-System wird eine auf das Kundenbeziehungsmanagement abgestimmte Software bezeichnet.
Der Zweck eines CRM-Systems ist simpel:

• Es dient zur Verwaltung von bestehenden und potenziellen Kundendaten und Dokumenten
• Es soll Ihrem Unternehmen dabei helfen, Kundenbeziehungen zu pflegen und die Arbeits-Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und zu vereinfachen

Kurzum (in einer Metapher ausgedrückt): Man schmeißt alle Zutaten in einen Topf, ohne dass daraus eine undefinierbare Suppe entsteht. Nein, im Gegenteil: Es ist alles strukturiert und geordnet und das Bürokratische erledigt sich quasi von allein. 
Soviel zur trockenen Theorie ...

The uncomfortable truth

Es geht auch anders.
Besser.
Effizienzsteigender und Zeitsparender.
Wir unterstützen Sie dabei,
damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Vielleicht ist es die Gewohnheit, der innere Schweinehund, der Sie davon abhält, etwas Neues zu probieren, die Komfortzone zu verlassen.
Natürlich ist jede Umstellung erstmal mit Zeit und Kosten verbunden, aber auf Dauer zahlt es sich aus ... Ja, wir machen hier auch Werbung für unser Produkt, aber wir können Ihnen versichern, dass wir unsere Arbeit ohne den sketch.manager nicht mehr bewerkstelligen könnten. 

Und wenn Sie das nicht überzeugt, lassen wir jemanden zu Wort kommen, der davon viel Ahnung hat:

„Zu sagen, ‚ich habe keine Zeit für CRM‘ ist so als würde man sagen:
Ich habe keine Zeit, auf mein GPS zu schauen, da ich zu sehr damit beschäftigt bin,
den besten Weg von hier nach dort zu finden.“
Bobby Darnell | Business Development und CRM-Berater bei AEC Industry

Ein Tool für die gesamte Unternehmensabwicklung

Der sketch.manager ist ein eigens von sketch.media entwickeltes CRM-/Kundenverwaltungssystem in Joomla. Es verfügt über zahlreiche Standard-Funktionen, bietet aber auch viel Raum für individuelle kunden- und zweckspezifische Anpassungen und Optionen.

Wie alles begann ...

Als Full-Service-Agentur müssen tagtäglich neue Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt und übermittelt werden. Zur Verwaltung unserer Kunden und zur aktiven Akquise waren wir auf der Suche nach einem CRM-Tool, das all unseren Ansprüchen gerecht wird und unsere tägliche Arbeit vereinfacht. Schließlich wollten wir uns auf unser "eigentliches" Kerngeschäft konzentrieren, nämlich Webentwicklung & Webdesign ... ohne dabei unsere Kunden zu vernachlässigen oder im Zettelchaos zu versinken.

Kein CRM-System konnte uns gänzlich überzeugen. Uns so begannen wir mit der Programmierung eines eigenen CRM-Tools, das all unsere Anforderungen abdecken sollte und sich vor allem erweitern und optimieren ließ. Schon bald sparten wir uns viel Zeit, Nerven und waren perfekt organisiert für die aktive Akquise von Neukunden.

Jedes Mal, wenn uns Verbesserungen einfielen oder zusätzliche Funktionen fehlten, entwickelten wir unser CRM-Tool einfach weiter.
Der sketch.manager wuchs und wuchs und wird bis heute kontinuierlich erweitert und optimiert.

• Integration in die Website
• Datenverwaltung 
• Schnittstellen
• Automatisierte Abläufe
• Individualprogrammierung und kundespezifische Erweiterungen
• Permanente und umfassende Verfügbarkeit 
• Leichte Bedienbarkeit und schneller Support

Integration in die Website

Der sketch.manager kann direkt in die Website eingebunden werden, so dass die gesamte Verwaltung und Buchhaltung im backend organisiert werden kann. Kundendaten, Dokumente jeder Art, Produkte lassen sich einsehen, editieren und erweitern. Alle wichtigen Informationen und Interaktionen sind auf einen Blick einsehbar.

Datenverwaltung

Kunden
Alle Kundendaten können bequem erfasst und strukturiert werden. Darüber hinaus lässt sich die Priorität des Kundenstatus einstufen, der Kundentyp festlegen und der Bearbeitungsstatus angeben - z.B. ob sich ein Kundenauftrag gerade in Bearbeitung durch einen bestimmten Mitarbeiter befindet, abgeschlossen ist usw.
In einer übersichtlichen Kontakthistorie werden alle Interaktionspunkte mit dem Kunden in einem dokumentiert. Ein Notizensystem, in dem alle wichtigen (und weniger wichtigen -> ja, auch das kann man einstellen!) Informationen eingetragen werden können, rundet die Kundenverwaltung ab. 

Dokumente
Dokumente alller Art - Verträge, Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften (Puh, das reicht für's Erste) - an einem Ort angelegt, verwaltet und archiviert werden. Diese lassen dich dem entsprechenden Kunden zugeordnen. Außerdem ist es möglich, den Aufwand für die Rechnungserstellung zu reduzieren, da alle Arbeitsstunden direkt beim entsprechenden Kunden eingetragen und bei Bedarf summiert werden können.

Produkte
Neben der Kunden- und Dokumentenverwaltung bietet das Tool auch die Möglichkeit des Produktmanagements - egal ob sich um physische Waren in einem Onlineshop oder Dienstleistungen handelt. Die Produkte und Leistungen können katalogisiert werden. So ist die Aktualität und Transparenz der Produktpalette kontinuierlich gewährleistet.
Jedes Produkt erhält eine Produktnummer Einheit, Standard-Preis und -Menge uvm., kann einer Produktkategorie zugeordnet und mit einem Produktstatus versehen werden. Auch Rabatte und Gutscheine mit Gültigkeitsfrist lassen sich bequem und einfach anlegen.

Zeiterfassung für Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter kann seine Regelarbeitszeit festlegen, die mit einem Klick bestätigt werden kann. Krankheits- und Urlaubstage sowie Überstunden sind schnell erfasst. Die Arbeitsstunden lassen sich für jeden Mitarbeiter nach Monat/Jahr filtern, einsehen und ausdrucken.

Schnittstellen

Mit dem sketch.manager kann man flexibel mit verschiedenen Schnittstellen, wie Datev, PDF-Rechnungen, Newsletter uvm., arbeiten. Das Besondere am sketch.manager ist die Möglichkeit, Asana Tasks zu erstellen. Durch die Verknüpfung mit Asana können Aufgaben (tasks), die während der Bearbeitung der Kundendaten entstehen, direkt erstellt, auf ein Bearbeitungsdatum gelegt und Mitarbeitern zugeordnet werden. Diese Option vereinfacht die Organisation im Umgang mit Kunden sowie die Strukturierung innerhalb der eigenen Firma enorm.

Kleiner Exkurs: Was ist Asana?
Asana ist eine Software zur Optimierung des workflows im Arbeitsalltag. Teams können Projekte erstellen, Teammitgliedern Arbeit zuweisen, Termine festlegen und Aufgaben direkt in Asana kommunizieren. Es enthält auch Berichterstellungstools, Dateianhänge, Kalender und mehr.

Wer Asana nicht nutzt oder nutzen möchte, kann natürlich unser eigenes sketch.manager-Tool zur Aufgabenerstellung und -verwaltung verwenden.

Automatisierte Abläufe

Viele Prozesse im sketch.manager laufen automatisch (nach vorheriger kundnespezifischer Konfiguration) ab, z.B. automatischer Dokumenten- und E-Mail-Versand in einem frei wählbaren Turnus. So können Sie sich bequem zurücklehnen und den sketch.manager für sich arbeiten lassen, während die Produktivität Ihres Unternehmens gesteigert und das Zeitmanagement verbessert wird.

Individualprogrammierung und kundespezifische Erweiterungen

Der sketch.manager bietet viele Anpassungsmöglichkeiten und Erweiterungen in Form von Individualprogrammierung - abhängig von den konkreten Zielsetzung, der Branche des Unternehmens und den spezifischen Kundenwünschen. Und das sowohl in optischer als auch funktionaler Hinsicht.
Wie schaut die Oberfläche (z.B. Hintergrundbild) aus, welche Farben sollen verwendet werden?
Welche Custom Fields (zusätzliche Felder, mit denen man in der Datenbank arbeiten kann) sind erwünscht und welche Funktion sollen sie erfüllen?
Wo sollen Plugins, wie Notizen, Wichtige Information, Dokumentation erscheinen?  

Permanente und umfassende Verfügbarkeit

Der sketch.manager kann - je nach Bedarf - immer und überall abgerufen werden. Man kann unterwegs ein Angebot mit dem Kunden erstellen und unverzüglich ein Projekt und tasks für seine Mitarbeiter anlegen (was v. a. für Vertiebsmitarbeiter von Vorteil ist). Sie müssen nicht in Ihrem Büro in Ordnern und Unterlagen kramen. Sie haben alle Kundendaten und Dokumente stets parat.

Leichte Bedienbarkeit und Schneller Support

Zeitraubende und komplizierte Kundeverwaltungs-Systeme und Buchhaltung in penibler Handarbeit ist mit dem sketch.manager Schnee von gestern.

Schnellzugriff/Quicklinks
Mit dem praktischen Schnellzugriff (Quicklinks) kann man unverzüglich auf das Adressbuch zugreifen, mit nur einem Klick PDFs für E-Mails, die Buchhaltung oder den Druck erstellen, Dokumente als Prozess (z. B. in einem klassischen Ablauf Angebot -> Auftragsbestätigung -> Abschlussrechnung) darstellen oder ein neues Dokument anlegen.

Filter- und Sortiersystem 
Ohne langes Scrollen nach bestimmten Dokument, Kunden etc. suchen. Mit der Filterfunktion Freitextsuche starten oder die einzelnen Filter einsetzen, z.B. Dokumentenart, zuständiger Mitarbeiter, Vorgang (offene Forderungen, aktuelle, archivierte, wiederholende Dokumente). 
Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift können die Dokumente nach der der entsprechenden Spalte sortiert werden uvm.

Schneller, zuverlässiger Support bei Fragen
Die Ersteinrichtung des sketch.managers übernehmen wir, d.h. Sie können sofort “loslegen” statt sich über ein stundenlanges Einrichten eines Tools zu ärgern.
Auf Wunsch und nach Bedarf übernehmen wir die persönliche Beratung oder führen eine Schulung für Sie und Ihre Mitarbeiter durch.
Mit uns haben Sie den Vorteil, dass Sie quasi "direkt an der Quelle sitzen", sprich Sie kaufen nicht einfach ein fertiges Produkt oder zahlen einen Monatsbetrag für ein tool. Sie haben direkten Kontakt zu den Entwicklern, die Ihr CRM-System individuell an Ihre Anforderungen und Wünsche anpassen.

Den sketch.manager testen - unsere Testplattform

Sie möchten das CRM-System selbst ausprobieren? Kein Problem!
Bei Interesse melden Sie sich einfach unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! und Sie erhalten die Zugangsdaten für unsere Demoversion.

Überzeugt? - Kontakt aufnehmen

Natürlich könnte man noch etliche weitere Funktionen des sketch.managers vorstellen und anpreisen, zudem weil er sich kontinuierlich in der Weiterentwicklung befindet. Bevor sich der Beitrag ins Unermessliche zieht, hören wir an dieser Stelle auf und lassen Sie entscheiden, ob Sie den sketch.manager für die Erfüllung Ihrer langersehnten Träume halten oder lieber weiterhin Rechnungen in Word und Excel anlegen.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen ersten Endruck geben und Ihnen die Welt des CRMs näherbringen. 
Kurzum: Wenn Sie zu der ersten Gruppe gehören und Interesse haben, melden Sie sich einfach bei uns!